Opatření děkana 39/2017

Pravidla hospodaření a nakládání s grantovými prostředky

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

 

Opatření děkana č. 39/2017

 

Název:

Pravidla hospodaření a nakládání s grantovými prostředky

 

Účinnost:

1. 1. 2018

 

V Praze dne 22. prosince 2017

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

děkan fakulty

____________________________________________________________________________________________________________________________________

 

1. Obecná ustanovení

1.1   V souladu s článkem 34, odst. 3 statutu FSV UK vydávám toto opatření, které upravuje nakládání a hospodaření s grantovými prostředky.

1.2   Grantovými prostředky se rozumí prostředky institucionální podpory ze státního rozpočtu, účelové podpory ze státního rozpočtu a jiné zdroje podpory vědy, výzkumu a vzdělávání včetně zahraničních.

1.3   Čerpání grantových prostředků se řídí obecně závaznými předpisy, vnitřními předpisy Univerzity Karlovy a Fakulty sociálních věd a příslušnými opatřeními děkana fakulty.

1.4   Čerpání grantových prostředků se pak dále řídí předpisy upravujícími tuto oblast pro konkrétní grantovou agenturu a uzavřenou smlouvou s grantovou agenturou. Každý řešitel projektu (případně odpovědný garant) je povinen se seznámit s těmito předpisy a pokyny pro řešitele grantu a dodržovat je.

1.5    Za administrativní zajištění na úrovni děkanátu odpovídá za grantovou problematiku v oblasti vědy a výzkumu oddělení vědy, v oblasti mezinárodní vzdělávací problematiky oddělení zahraničních styků a za hospodaření s grantovými prostředky zodpovídá příkazce operace a správce rozpočtu střediska příslušného grantu. Ekonomické oddělení zodpovídá za účtování.

 

2. Grantové přihlášky      

2.1   Grantové přihlášky či přihlášky do veřejných soutěží předkládá žadatel děkanovi fakulty prostřednictvím oddělení vědy případně oddělení zahraničních styků minimálně

a)  10 pracovních dní před termínem pro předložení přihlášek grantové agentuře v případě grantů s celkovým rozpočtem nad 7 mil. Kč a zahraničních projektů koordinovaných FSV UK,

b)  5 pracovních dnů před termínem pro předložení přihlášek grantové agentuře v případě jiných grantů.

Podávání projektů do programů ERC a příprava zahraničních koordinátorských projektů v programu H2020 probíhá dle metodické příručky dostupné na https://fsv.cuni.cz/veda-vyzkum/evropske-operacni-programy/horizont-2020.

Fakultní termín odevzdání může být případně upraven s ohledem na množství projektů podávaných do vyhlášené soutěže. O termínu odevzdání jsou předkladatelé informováni prostřednictvím fakultních webových stránek.

2.2   Navrhovatel je povinen zahrnout do nákladů projektu režijní náklady dle opatření děkana č. 22/2016 nebo požádat děkana o jejich individuální stanovení v souladu s opatřením děkana č. 22/2016.

2.3  Jestliže zadávací dokumentace neumožňuje odvedení režie alespoň ve výši rovné správní režii, předkládá navrhovatel spolu s projektem

a)  v případě grantů s celkovým rozpočtem nad 7 mil. Kč a zahraničních projektů koordinovaných FSV UK Průvodní formulář k podávanému projektu a Žádost o stanovení režijních nákladů dle opatření děkana č. 22/2016,

b)   v případě jiných grantů Žádost o stanovení režijních nákladů dle opatření děkana č. 22/2016, ve kterých navrhovatel uvede způsob stanovení režijních nákladů.

2.4  V případě, že skutečně odvedené režijní náklady budou nižší, než bylo schváleno děkanem při podání projektu, budou režijní náklady strženy ze střediska příslušného institutu (ředitel institutu může určit jiné středisko, ze kterého má být režie uhrazena). V případě Center fakulty bude k přihlášce přiložen souhlas příkazce střediska, ze kterého budou režijní náklady strženy v případě, že by nebyly uhrazeny v rámci příslušného projektu.

2.5 V případě grantů s celkovým rozpočtem nad 7 mil. Kč a zahraničních projektů koordinovaných FSV UK bude v průvodním formuláři uveden způsob financování případných korekcí / sankcí / nedoplatků / přečerpání, přičemž modelová výše sankce bude vycházet z obvyklé praxe u podobných případů, nejméně 5 %. V Průvodním formuláři k podávanému projektu dle odstavce 2.3 mohou řešitelé projektu specifikovat požadavky na zajištění činností zaměstnanci děkanátu spolu s upřesněním financování těchto úvazků a činností.

2.6   Formální správnost přihlášek kontroluje příslušné oddělení děkanátu, což potvrzuje odpovědný pracovník tohoto oddělení svým podpisem na jednom vyhotovení přihlášky, které je archivováno.

2.7  V případě grantů s celkovým rozpočtem nad 7 mil. Kč a zahraničních projektů koordinovaných FSV UK, projednává příslušnou grantovou přihlášku kolegium děkana, které zhodnotí přínosy a rizika projektu a doporučí děkanovi podání či nepodání příslušného projektu.

 

3.  Smluvní zajištění

3           

3.1          Na přijaté grantové projekty jsou podepisovány smlouvy s příslušnými grantovými agenturami, které zavazují nositele a řešitele projektu dodržovat podmínky řešení projektu.

3.2          Originály smluv včetně případných dodatků jsou archivovány na oddělení vědy nebo oddělení zahraničních styků, které současně vyhotoví (pokud neexistuje další originální výtisk) kopie smluv pro řešitele projektu a ekonomické oddělení.

3.3          Řešitel projektu je dále povinen předložit děkanovi k podpisu prostřednictvím příslušného oddělení dílčí či závěrečnou zprávu o řešení projektu (pokud jsou poskytovatelem vyžadovány) a to opět minimálně 5 pracovních dní před termínem pro předkládání těchto zpráv poskytovateli grantu. Pokud je součástí zprávy finanční vypořádání grantu, kontrolu provede i ekonomické oddělení. Kopie zprávy musí být archivována. Příslušné oddělení informuje žadatele nejpozději do 2 pracovních dnů od obdržení žádosti o nutnosti případných změn.

 

4.  Hospodaření s grantovými prostředky

4.1   Grantové prostředky lze čerpat ihned po vyhlášení výsledků grantové soutěže (tj. v případě, že nebyly finanční prostředky připsány na bankovní účet fakulty), pokud k tomuto svolí tajemník podle finančních možností fakulty.

4.2   Při hospodaření s grantovými prostředky řešitel postupuje podle zákonných norem, vnitřních předpisů Univerzity Karlovy a Fakulty sociálních věd a příslušných opatření děkana fakulty. Jedná se mimo jiné o:

·         zákoník práce č. 262/2006 Sb., část VII zákoníku práce č. 262/2006 Sb. (§ 151 - § 190) v platném znění,

·         zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v platném znění,

·         opatření děkana č. 13 /2016, kterým se upravuje postup pro zadávání veřejných zakázek na FSV UK,

·         opatření děkana č. 33/2016 – Směrnice pro oběh účetních dokladů na FSV UK,

·         pokyn děkana č. 1/2001 - Oprávnění vybraných pracovníků fakulty k nakládání se svěřenými finančními prostředky,

·         opatření děkana, kterým se stanoví procento provozní a správní režie,

·         opatření děkana č. 22/2016 Provozní a správní režie u grantových projektů a darů FSV UK,

4.3 Zálohy na nákupy za hotové peníze mohou být poskytnuty pouze na základě písemné žádosti, kde bude uveden předmět nákupu a zdůvodnění proč nemůže být nákup uskutečněn formou objednávky. Zálohu schvaluje tajemník fakulty. Při záloze je uzavřena Dohoda o odpovědnosti za svěřené prostředky.

4.4 Faktury za nákupy knih budou proplaceny až po registraci v knihovně. Pokud bude předmětem fakturace vydání publikace (výstupu grantového projektu), je řešitel povinen jeden výtisk této publikace umístit v knihovně fakulty, která převzetí potvrdí na příslušné faktuře.

4.5  Řešitel není oprávněn uzavírat jménem fakulty - nositele projektu - smlouvy na provedení prací (např. vydání publikací, překlady), návrh smlouvy předkládá k podpisu děkanovi fakulty prostřednictvím příslušného oddělení.

4.6  Příkazy k vyslání na pracovní cestu vybavuje ekonomické oddělení děkanátu. Kontrolu cesty provádí i oddělení vědy. Odpovědný pracovník tuto kontrolu potvrzuje svým podpisem na cestovním příkazu.

4.7 Odpovědný řešitel grantu je povinen čerpat finanční prostředky rovnoměrně v průběhu kalendářního roku a postupovat v souladu s opatřením děkana Pokyny k účetní závěrce pro příslušný kalendářní rok. Režie je stržena dvakrát ročně na základě výpočtu oddělení vědy či projektového referátu. Roli příkazce v tomto případě vykonává tajemník fakulty a roli správce vedoucí ekonomického oddělení.

4.8  Hlavní účetní zajistí pravidelnou měsíční aktualizaci čerpání grantových prostředků na stránce Účetní střediska - http://strediska.fsv.cuni.cz/login.php. Pokud hlavní účetní zjistí nesrovnalosti na účetním středisku projektu, písemně upozorní vedoucí/ho oddělení vědy nebo oddělení zahraničních styků.  

4.9  Při finančním uzavírání grantů se předpokládá, že grantové prostředky budou zcela vyčerpány.

4.10 Tímto opatřením se ruší platnost opatření děkana č. 23/2014 ze dne 2. 6. 2014 – Pravidla hospodaření a nakládání s grantovými prostředky.

 

 

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

            děkan fakult

Za správnost: PhDr. Natalie Švarcová, Ph.D.

Proděkanka pro ekonomiku