K využívání služeb musí být student evidován jako student se specifickými potřebami. To je možné v případě, že splní následující tři podmínky:

1. Informovaný souhlas – student potvrdí svůj souhlas s tím, že bude na Univerzitě Karlově evidován jako student se specifickými potřebami. Kontaktní osobě dodá vyplněný a podepsaný formulář.
    

2. Potvrzení o zdravotním znevýhodnění studenta – student doloží své znevýhodnění jedním z následujících dokladů:

   - doklad o zdravotním postižení ve smyslu § 67 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti,
   - doklad o invaliditě libovolného stupně ve smyslu § 39 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění,
   - průkaz mimořádných výhod libovolného stupně ve smyslu § 34 zákona č. 329/2011 Sb.,
   - doklad o specifické poruše učení zjištěné na základě obecně dohodnutých výsledků v obecně dohodnutých psychometrických testech (zpráva nesmí být starší než dva roky),
   - lékařská zpráva o výsledcích odborného lékařského vyšetření v případě osob s psychickou poruchou nebo s chronickým somatickým onemocněním, pokud se nemohou prokázat výše uvedenými doklady. Zpráva nesmí být starší než rok. 
    

3. Funkční diagnostika studenta – jedná se o odborný posudek, který je vyhotoven na předepsaném formuláři jako výsledek osobní konzultace studenta s odborným pracovníkem. Cílem je identifikovat potřeby a případná omezení studenta v průběhu studia konkrétního studijního oboru a následně navrhnout vhodné mechanismy či opatření vedoucí k jejich uspokojování či kompenzaci. Více o dokumentu najdete na stránkách Centra Carolina UK - Funkční diagnostika.