MS Teams

MS Teams

Licence je evidována rámci celouniverzitní smlouvy s Microsoftem. Může kvůli tomu dojít k nesrovnalostem čerpání licence pro cuni.cz a fsv.cuni.cz nebo nepropojitelnosti při použití Teams v rámci výuky a věnujte pozornost níže uvedenému vysvětlení.

Pro použití aplikace MS Teams je třeba rozlišovat přihlášení přes rektorátní licenci vaseIDcislo@cuni.cz a fakultní licenci vaseIDcislo@fsv.cuni.cz.

 

Velmi doporučujeme studentům i vyučujícím používat variantu přihlášení přes cuni.cz

 

Přihlášení přes rektorátní licenci:

Přihlášení přes rektorátní licenci, kde budete mít přihlášení vaseIDcislo@cuni.cz z odkazu https://dl.cuni.cz/ms-teams/ nebo z odkazu http://elearning.lfp.cuni.cz/?page_id=48. Takto registrovaný uživatel se registruje do databáze rektorátu. 

Příklad: pokud pedagog bude registrován u cuni.cz a bude-li chtít využít v MS Teams nastavení týmů a pozvat studenty do těchto týmů, musí být studenti též registrováni pod cuni.cz. Registrovaní studenti u FSV pod fsv.cuni.cz doménou pro registraci office365 nebudou dané týmy vidět.

Pokud registrovaný uživatel v cuni.cz bude využívat jen videohovory přes kalendář MS Teams, pak odkaz může poslat komukoliv a propojí se i s uživateli v jiné doméně nebo i neregistrovanými uživateli 

Příklad: Pedagog bude registrován u rektorátu do Teams pod cuni.cz doménou a přes kalendář založí videohovor, zkopíruje si odkaz a ten pošle studentům přes e-mail, SIS atd. Odkazem se pak k danému videohovoru dostane jak student registovaný u naší domény fsv.cuni.cz tak i studenti neregistrovaní.

Přihlášení přes fakultní licenci:

Přihlášení přes fakultní licenci, kde budete mít přihlášení vaseIDcislo@fsv.cuni.cz.

Zde je podobný dopad pokud pedagog bude přihlášen u fsv.cuni.cz domény office365 a studenti u cuni.cz rektorátní domény opět se na týmy nepropojí, ale u videohovoru ano. 

Upozornění: Odkaz na propojení s videohovorem a odkaz na propojení na sdílení dokumentů v týmech aplikace MS Teams není to samé.

Pokud tedy chcete pokračovat v registraci pod fsv.cuni.cz doménou, pokračujte dle níže uvedeného návodu.

Jak se přihlásit do Teams pod doménou fsv.cuni.cz

Do adresního řádku webového prohlížeče zadejte adresu https://fsv.cuni.cz/pro-zamestnance/it-oddeleni/office365, kde jsou informace o office365. Přejděte na odkaz o registraci na office365.fsv.cuni.cz 

Budete přesměrováni do CASu. Zde zadejte své přihlašovací údaje. Jako login použijte číselné ID. 

Pokud máte aktivní přihlášení, můžete přejít na portál microsoftu office.com

Jestli všechno proběhlo hladce, zobrazí se vám úvodní stránka Office 365.

Klikněte na ikonu Teams (nebo ikonu jiné požadované aplikace) a vyčkejte na její spuštění.

Stručný přehled vybraných aplikací Office 365

  • Outlook elektronická pošta, kontakty, kalendář, úkoly, poznámky
  • OneDrive vzdálené (cloudové) úložiště dat a dokumentů
  • Word, Excel, PowerPoint oblíbené kancelářské aplikace
  • OneNote vytváření textových, zvukových a grafických poznámek
  • SharePoint prostředí pro sdílení dokumentů a tvorbu webových stránek
  • Teams prostředí pro sdílení dokumentů a týmovou spolupráci
  • Sway tvorba jednoduchých webových prezentací
  • Forms tvorba dotazníků a anket, hromadný sběr informací
  • Power Apps tvorba jednoduchých podnikových aplikací
  • (databáze, rezervační systémy, interaktivní dotazníky atd.) Power Automate automatizace opakujících se operací
  • (např. schvalovací proces, odesílání e-mailů a dokumentů atd.)

 

Jak pozvat účastníky

Po přihlášení do Teams jste v její cloudové verzi, ale vhodné je též stáhnout si Teams na plochu svého zařízení a spustit program přímo tam. Objeví se následující okno.

Přejděte na kalendář a zadejte potřebné schůzky kde pozvěte alespoň jednoho účastníka, aby jste získali odkaz na Teams videohovory pro konkrétní termíny zkoušek nebo výuky. Tento kalendář u FSV UK není propojen s vaším kalendářem Google jak jste zvyklí. Přesto pro generování odkazu pro videohovory je výše uvedený postup nezbytný.

Pozvat můžete studenta i další účastníky (např.: další zkoušející) na jejich e-mail v doméně, nebo vygenerujte alespoň jedno jméno (kde dole můžete poslat zprávu o nové schůzce) a dejte poslat (vpravo nahoře)

Tímto se odešle zpráva uvedenému uživateli a po rozkliku zadané schůzky úplně dole v okně naleznete odkaz na propojení na videohovor v Teams. Tento odkaz lze jednoduše kopírovat a nyní vložit do e-mailu, který máte připraven pro rozeslání v rámci zkoušky nebo výuky. Pokud se jedná o státní zkoušku, bude nutné zajistit (viz postup uvedený výše) vždy nový odkaz, aby videohovor nebyl rušen jiným studentem, jehož zkouška bude následovat.

Pro zkopírování odkazu stačí označit výše uvednou větu „Připojit se ke schůzce přes Microsoft Teams“ a pravým tlačítkem myši dát zkopírovat odkaz

Jak na videohovor

V době kdy má probíhat videohovor, zakladatel schůzky chvíli předtím spustí videohovor tak, že jde do kalendáře Teams, zde nalezne potřebnou schůzku, otevře ji a vpravo nahoře dá „Připojit se“. Tím dojde k propojení a jen čeká až se daný účastník nebo účastníci připojí.

Nejdříve se objeví okno před samotným připojením (doporučuji zvolit správné zařízení s potřebnou kamerou nebo mikrofonem, aby bylo možné videohovor uskutečnit). V tomto kroku dojde k otestování zda videokamera funguje, případně se ukáže okno, kde jste vyzváni povolit použití kamery a mikrofonu. V propozicích rektorátu UK pro státní zkoušku je doporučeno aby alespoň zkoušející byl na kameře vidět, aby tak student měl vizuální kontakt a nebyl dezorientován. U studenta zkoušeného je vizuální kontakt samozřejmost. Následně dejte volbu „Připojit se“

Nyní dojde pravděpodobně ke kontrole spojení a slyšitelnosti a pokud nastanou technické problémy je dobré mít testově předtím vše vyzkoušeno. Také počítejte s tím, že student nemusí mít kvalitní wifi připojení a proto obraz nemusí být ideální právě z těchto důvodů.

Objeví se nové okno čekající na propojení účastníky. Zaměříme se nyní, co vidí student. U studenta objeví v jeho e-mailu dříve poslaná zpráva s danou schůzkou a časem a též s proklikem na tento videohovor. Pokud byl e-mailem rozeslán jen odkaz a v textu jste poslali informaci kdy a v kolik se schůzka nebo zkouška koná, ukáže se studentovi informace, zda chce být propojen jako host nebo se přihlásí svým loginem a heslem do Office 365. Oba způsoby jsou možné. V případě, že dá student přihlášení jako host, bude jen vyzván zadat jméno (nejlépe celé jméno) aby bylo při videohovoru identifikovatelné s kým je komunikováno. V takovém případě se student nedostane do videohovoru dokud předtím zkoušející sám nebude připojen. Pokud se student připojí svým fakultním loginem a heslem co si ověřil a případně vygeneroval pro Office 365 (viz "Jak se přihlásit do Teams"), bude následně propojen. Tento krok se doporučuje.

Jak na nahrávání videohovoru

Po úvodním představování a informacích nezapomeňte informovat studenta o tom, že hovor bude nahráván. Ikonku pro nahrávání naleznete pod třemi tečkami „Spustit nahrávání“

Od této chvíle se bude videohovor nahrávat. U studenta i u Vás se objeví v horní liště o tom informace. Pokud s tímto student nesouhlasí bude muset videohovor ukončit.

Pokud doba zkoušení uplyne (tedy příprava na „potítku“ i samotné zkoušení) dříve než ukončíte schůzku je potřeba jít zase na tři tečky v liště videohovoru a dát „Ukončit nahrávání“

To se automaticky uloží do Streamu, ale záznam o tom naleznete v Team když kliknete na „Chat“. Zde je video které jste nahráli a vidí jej i student. V tuto chvíli i videa klikněte na tři tečky a objeví se možnost „Otevřít v Microsoft Steam“

Potom se otevře přímo aplikace Stream a zde je již volba i pro stažení videa ve formátu MP4 pro následné vložení kamkoliv kam si zvolíte.

Taktéž pro potřeby státní zkoušky je třeba vložit video do spisové služby, kterou zajistí buď sekretariát daného institutu nebo studijní referenti. Takto nashromážděná videa (která si dobře popište aby bylo možné identifikovat s kým byl záznam zkoušky tvořen) můžete následně uložit na ESS dle náležitostí a doporučení rektorátu.

Ukázky jak stáhnout video a postup zadání do spisové služby je k dispozici pro proškolené referenty nebo sekretariát institutu.