Opatření děkanky č. 28/2019
Opatření děkanky č. 28/2019
Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd
Opatření děkanky č. 28/2019
Název:
Podávání projektových přihlášek a hospodaření s projektovými prostředky
Účinnost:
1.12. 2019
V Praze dne 21. listopadu 2019
PhDr. Alice Němcová Tejkalová, PhD.
děkanka fakulty
1. Obecná ustanovení
1.1. V souladu s článkem 35 odst. 3 Statutu Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy (dále jen fakulta) vydávám toto opatření, které upravuje postup při podávání projektových přihlášek v oblasti tvůrčí činnosti a výuky na fakultě a hospodaření s projektovými prostředky, jejichž příjemcem je fakulta.
1.2. Uchazečem se rozumí právnická osoba, která se podáním návrhu projektu uchází o poskytnutí účelové podpory na vědecké či výukové projekty. V kontextu tohoto opatření je uchazečem vždy fakulta. Ve své roli uchazeče fakulta prostřednictvím děkanky dává záruku odborné kvality projektu a také profesní a lidské způsobilosti navrhovatele, případně jeho týmu realizovat projekt v rámci podmínek stanovených poskytovatelem. V případě závažné pochybnosti o naplnění těchto předpokladů může děkanka odmítnout podání projektu.
1.3. Navrhovatelem projektu se pro potřeby tohoto opatření rozumí fyzická osoba, která je uchazeči odpovědná za odbornou úroveň návrhu projektu a za návrh a odůvodnění jeho rozpočtu. Navrhovatel musí být s uchazečem v pracovním poměru nebo takový poměr musí vzniknout nejpozději ke dni zahájení projektu.
1.4. Příjemcem projektu se pro potřeby tohoto opatření rozumí uchazeč, v jehož prospěch bylo rozhodnuto o poskytnutí účelové podpory na řešení vědeckého či výukového projektu a s nímž poskytovatel uzavřel smlouvu o poskytnutí podpory. V kontextu tohoto opatření je příjemcem vždy fakulta.
1.5. Řešitelem projektu se pro potřeby tohoto opatření rozumí fyzická osoba, která je příjemci odpovědná za co nejkvalitnější splnění výzkumných či výukových cílů projektu a za řádné hospodaření s projektovými prostředky. Řešitelem se stává navrhovatel projektu po uzavření smlouvy mezi poskytovatelem a příjemcem.
1.6. Koordinátorským projektem se pro potřeby tohoto opatření rozumí mezinárodní kolaborativní projekt, jehož navrhovatel v rámci konsorcia partnerů zaujímá pozici koordinátora.
1.7. Projektovými prostředky se pro potřeby tohoto opatření rozumí prostředky institucionální nebo účelové podpory ze státního rozpočtu a jiné formy podpory vědy, výzkumu a vzdělávání včetně zahraničních.
2. Grantové přihlášky
2.1. Projektové přihlášky či přihlášky do veřejných soutěží předkládá navrhovatel děkance fakulty prostřednictvím oddělení vědy (výzkumné projekty) nebo oddělení zahraničních styků (projekty na podporu výuky) nejpozději v termínu stanoveném fakultou, který je zpravidla stanoven na sedm pracovních dnů před konečným termínem pro předkládání přihlášek, jak je vyhlášen v příslušné projektové či veřejné soutěži. Fakultní termín může být upraven s ohledem na množství přihlášek projektů podávaných do dané soutěže. O termínu odevzdání jsou navrhovatelé informováni prostřednictvím fakultních webových stránek. Podávání projektů do programů ERC a příprava koordinátorských projektů Evropského rámcového programu (H2020) probíhá dle metodické příručky dostupné na https://fsv.cuni.cz/veda-vyzkum/evropske-operacni-programy/horizont-2020.
2.2. Navrhovatelé některých typů projektů jsou povinni ve stanoveném časovém předstihu oznámit oddělení vědy a vedení svého institutu svůj projektových záměr. Oznámení projektového záměru se děje písemně (elektronicky či vnitřní poštou) prostřednictvím oprávněného pracovníka institutu pro vědu, a to na formuláři „Oznámení projektového záměru“, který je přílohou tohoto opatření a který je současně vyvěšen v sekci Formuláře na webových stránkách fakulty. Termín pro nahlášení projektových záměrů je 31. ledna (pro projekty podávané v 1. pololetí, tj. do 30. června), a 30. června (pro projekty podávané v 2. pololetí, tj. od 1. července do 31. prosince). Nehledě na tyto termíny je nutné oznámit záměr podat koordinátorský projekt v soutěžích EU nejpozději šest měsíců před uzávěrkou dané výzvy.
2.3. Oznamovací povinnost se týká projektů,
a) v nichž fakulta zaujímá roli koordinátora,
b) které budou spolufinancovány fakultou,
c) v nichž je hlavním řešitelem zahraniční pracovník, který dosud nemá úvazek na fakultě, a projektů, v nichž se předpokládá vytvoření pracovních úvazků pro zahraniční pracovníky ze zemí mimo EU,
d) které pro úspěšné dosažení svých cílů vyžadují zajištění dodatečných studijních či kancelářských prostor pro řešitelský tým.
2.4. Oznámení projektového záměru slouží jako podklad pro jednání kolegia děkanky, které zhodnotí přínosy a rizika projektu a finanční možnosti fakulty a doporučí děkance podání či nepodání příslušného projektu, a dále pro přípravu harmonogramu všech administrativních procedur, které jsou nezbytné pro úspěšné podání grantové přihlášky a zahájení realizace projektu. O podání projektů podle odst. 2.3., které nebudou včas předepsaným způsobem oznámeny, může v odůvodněných případech rozhodnout děkanka fakulty.
2.5. Formální správnost grantových přihlášek stvrzuje odpovědný pracovník příslušného oddělení děkanátu (viz odst. 2.1.) svým podpisem na jednom vyhotovení přihlášky, které je archivováno.
2.6. Navrhovatel je povinen zahrnout do nákladů projektu režijní náklady dle opatření děkanky č. 37/2018 Provozní a správní režie u grantových projektů a darů FSV UK nebo požádat děkanku o jejich individuální stanovení v souladu s tímto opatřením.
3. Smluvní zajištění
3.1. Podpisem smlouvy o poskytnutí účelové podpory se fakulta jako příjemce zavazuje dodržovat všechny podmínky řešení projektu.
3.2. Originály smluv o poskytnutí účelové podpory včetně případných dodatků jsou archivovány na děkanátu Oddělení v případě potřeby vyhotoví (pokud neexistuje další originální výtisk) kopie smluv pro řešitele projektu a pro ekonomické oddělení.
3.3. Řešitel je povinen prostřednictvím příslušného oddělení předložit děkance ke schválení každou zprávu (průběžnou, dílčí, závěrečnou), která podle požadavků a pokynů poskytovatele informuje o průběhu řešení projektu, a to minimálně pět pracovních dní před závěrečným termínem pro předkládání těchto zpráv stanoveným poskytovatelem. Pokud je požadovanou součástí zprávy také informace o hospodaření s projektovými prostředky, je zpráva prostřednictvím oddělení vědy či oddělení zahraničních styků zpravidla předložena ke kontrole i ekonomickému oddělení. Kopie zprávy musí být archivována. Příslušné oddělení informuje řešitele nejpozději do tří pracovních dnů od obdržení žádosti o nutnosti případných úprav zprávy.
4. Hospodaření s grantovými prostředky
4.1. Hospodaření s projektovými prostředky se řídí obecně závaznými předpisy, vnitřními předpisy Univerzity Karlovy a Fakulty sociálních věd a příslušnými opatřeními děkana fakulty. Jedná se především jiné o následující předpisy:
- zákoník práce č. 262/2006 Sb., část VII (§ 151 až § 190), v platném znění,
- zákon č. 134/2016 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění,
- opatření děkana č. 4/2017, kterým se upravuje postup pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na FSV UK,
- opatření děkanky č. 7/2019 - Směrnice pro oběh účetních dokladů na FSV UK,
- pokyn děkana č. 1/2001 - Oprávnění vybraných pracovníků fakulty k nakládání se svěřenými finančními prostředky,
- opatření děkanky (vydává se každoročně), kterým se stanoví procento provozní a správní režie,
- opatření děkanky č. 37/2018 - Provozní a správní režie u grantových projektů a darů FSV UK.
4.2. Hospodaření s projektovými prostředky se dále řídí předpisy poskytovatele upravujícími tuto oblast a smlouvou uzavřenou mezi příjemcem a poskytovatelem. Každý řešitel je povinen se s těmito předpisy a pokyny seznámit a dodržovat je.
4.3. Formou doplňujícího ujednání ke smlouvě mezi poskytovatelem a příjemcem je upřesněn způsob financování případných rozpočtových úprav, nedoplatků, přečerpání apod. Současně zde může být stanovena výše sankce za nedodržení rozpočtových pravidel, kterou je institut řešitele povinen odvést do fakultního rozpočtu, a to ve výši nejméně pět procent z celkové dotace na projekt.
4.4. Za hospodaření s projektovými prostředky odpovídá řešitel, příkazce operace a správce rozpočtu. Kontrolu hospodaření s prostředky poskytovanými na projekty v oblasti vědy a výzkumu provádí oddělení vědy děkanátu. Za kontrolu hospodaření s prostředky poskytovanými na podporu výuky odpovídá oddělení zahraničních styků děkanátu. Ekonomické oddělení děkanátu odpovídá za řádné účtování.
4.5. Projektové prostředky lze čerpat ihned po vyhlášení výsledků soutěže. V případě, že příslušné finanční prostředky ještě nebyly připsány na účet fakulty, schvaluje čerpání tajemník fakulty, který přihlédne k faktickým rozpočtovým možnostem fakulty.
4.6. Zálohy na nákupy za hotové peníze mohou být poskytnuty pouze na základě písemné žádosti, v níž je uveden předmět nákupu a zdůvodněno, proč nemůže být nákup uskutečněn formou objednávky. Zálohu schvaluje tajemník fakulty. V případě, že je poskytnuta záloha, uzavírá její příjemce Dohodu o odpovědnosti za svěřené prostředky. Nákupy za hotové peníze lze provádět do výše 10.000 Kč včetně DPH v případě služeb a kancelářského materiálu a do výše 3.000 Kč včetně DPH v případě majetku.
4.7. Výdaje za nákupy knih budou proplaceny až po registraci v knihovně. Pokud bude předmětem vyúčtování vydání publikace (výstupu projektu), je řešitel povinen předat jeden výtisk knihovně fakulty, která převzetí potvrdí na příslušné faktuře či jiném dokladu.
4.8. Řešitel není oprávněn uzavírat jménem fakulty - příjemce projektu - smlouvy na provedení prací (např. vydání publikací, překlady). Návrh smlouvy předkládá k podpisu děkance fakulty prostřednictvím příslušného oddělení.
4.9. Příkazy k vyslání na pracovní cestu vyřizuje ekonomické oddělení děkanátu. Soulad pracovní cesty s podmínkami poskytovatele kontroluje oddělení vědy děkanátu. Odpovědný pracovník tuto kontrolu potvrzuje svým podpisem na cestovním příkazu.
4.10 Řešitel je povinen čerpat finanční prostředky pokud možno rovnoměrně v průběhu kalendářního roku a postupovat v souladu s opatřením děkanky Pokyny k účetní závěrce pro příslušný kalendářní rok. Režie je strhávána na základě výpočtu oddělení vědy, resp. oddělení zahraničních styků děkanátu. Roli příkazce operace v tomto případě vykonává tajemník fakulty a roli správce rozpočtu vedoucí ekonomického oddělení.
4.11. Hlavní účetní zajistí pravidelnou měsíční aktualizaci čerpání projektových prostředků v rubrice Účetní střediska na stránkách fakulty. Pokud hlavní účetní zjistí nesrovnalosti na účetním středisku projektu, písemně upozorní vedoucí či vedoucího oddělení vědy nebo oddělení zahraničních styků.
4.12 Projektové prostředky ve výši uvedené ve smlouvě mezi poskytovatelem a příjemcem musí být vyčerpány nejpozději v době finanční uzávěrky projektu.
5. Závěrečná ustanovení
5.1. Tímto opatřením se ruší platnost opatření děkana č. 39/2017 Pravidla hospodaření a nakládání s grantovými prostředky ze dne 22. 12. 2017.
Příloha:
PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.
děkanka fakulty
Za správnost:
prof. PhDr. Jaroslav Kučera, CSc.
proděkan pro vědu a výzkum
