Opatření děkanky č. 33/2019

Opatření děkanky č. 33/2019

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd 

 

Opatření děkanky č. 33/2019

 

Název:

Výkon spisové služby na FSV UK

 

Účinnost: 

1. 1. 2020

V Praze dne 14. listopadu 2019

PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.

děkanka fakulty 

 

Článek 1

Základní ustanovení

  1. Toto opatření je vydáno v souladu s čl. 22 odst. 5. Opatření rektora č. 60/2018 - Spisový řád Univerzity Karlovy (dále jen „Spisový řád UK“).
  2. Výkon spisové služby na Fakultě sociálních věd UK (dále jen zkratka fakulty „FSV UK“) se řídí Spisovým řádem UK a platnou legislativou. Toto opatření upravuje podrobnosti výkonu spisové služby na FSV UK v souladu se Spisovým řádem UK.
  3. Další podrobnosti výkonu spisové služby na FSV UK mohou být upraveny metodickými dokumenty, které musí být v souladu s platnou legislativou, Spisovým řádem UK a tímto opatřením.

 

Článek 2

Organizace výkonu spisové služby

  1. Organizaci výkonu spisové služby na FSV UK zajišťuje lokální koordinátor spisové služby jmenovaný děkankou FSV UK, který vykonává především činnosti podle čl. 3 odst. 3. Spisového řádu UK.
  2. Lokální koordinátor spisové služby je organizačně zařazen do IT oddělení a přímo dohlíží na pracoviště podatelny, oddělení děkanátu, instituty a centra FSV UK a hlavní spisovnu FSV UK. 
  3. Na FSV UK je spisová služba vykonávána na spisových uzlech uvedených v Příloze č. 1. 
  4. Správou hlavní spisovny FSV UK je pověřen zaměstnanec, zařazený do kanceláře tajemníka.  
  5. FSV UK zřizuje pro každý spisový uzel spisovnu spisového uzlu. Správce spisovny spisového uzlu je vedoucí spisového uzlu, případně jím pověřená osoba. 

 

  

Článek 3

Rozdělování a oběh dokumentů

1.  V souladu s čl. 6 odst. 8. Spisového řádu UK jsou stanoveny podrobnosti týkající se rozdělování a oběhu dokumentů:

a.       Dokumenty doručené na podatelnu jsou rozdělovány pracovníkem podatelny na jednotlivé spisové uzly.

b.       Dokumenty v rámci spisového uzlu jsou rozdělovány vedoucí/vedoucím spisového uzlu (nebo jí/jím pověřenou osobou).

c.       Dokumenty k redistribuci jsou vráceny na podatelnu vedoucí/vedoucím spisového uzlu (nebo jí/jím pověřenou osobou).

 

Článek 4

Ukládání dokumentů a spisů ve spisovně, nahlížení a zápůjčky 

  1. Hlavní spisovna FSV UK využívá pro uložení analogových dokumentů a spisů prostory v budově na adrese Smetanovo nábř. 6, 110 01 Praha 1. 
  2. Dokumenty a spisy jsou ukládány ve spisovnách spisových uzlů zpravidla do dvou měsíců od uzavření (vyřízení).
  3. Po uplynutí lhůty jednoho roku od uzavření (vyřízení), nejpozději však v roce, ve kterém uplyne skartační lhůta dokumentu či spisu, jsou předány do hlavní spisovny. 

 

Článek 5

Přechodná a závěrečná ustanovení

  1. Toto opatření je v souladu s čl. 22 odst. 4. Spisového řádu UK a ruší dosavadní opatření děkana fakulty FSV  UK č. 31/2014 pro výkon spisové služby na FSV UK.
  2. Toto opatření je závazné pro všechny zaměstnance FSV UK.
  3. Toto opatření bylo v souladu s čl. 3 odst. 1, písm. a) a odst. 6 písm., a) Spisového řádu UK projednáno s Archivem UK a koordinátorem spisové služby UK, kteří k němu vydali dne 12. prosince 2019 souhlasné stanovisko pod č. j. UKRUK/155879/2019-2.
  4. Toto opatření bylo schváleno děkankou FSV UK a vydáno dne 16. prosince 2019 s účinností od 1. ledna 2020.

 

 Příloha:

  1. Přehled spisových uzlů na FSV UK

 

PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.

děkanka fakulty

Za správnost:

Ing. Ondřej Blažek

tajemník