Opatření děkanky č. 18/2020

Opatření děkanky č. 18/2020

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

Opatření děkanky č. 18/2020

Název:

Pokyny k účetní závěrce za rok 2020

Účinnost:

1. 11. 2020

 

V Praze 19. října 2020

PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.

děkanka fakulty

 

Pro zajištění správného vyúčtování finančního roku 2020 a z něho vyplývajícího auditu účetní závěrky, správného a včasného vyúčtování všech projektů, vydává vedoucí ekonomického oddělení tento závazný harmonogram pro předložení dokladů ke zpracování. Žádám všechny dotčené, tzn. ředitele a tajemníky institutů, vedoucí součástí, řešitele grantů a projektů,  vedoucí oddělení o spolupráci při dodržení následujících termínů:

DRUH DOKLADU DATUM PŘEDÁNÍ NA PODATELNU HOLLAR
Pracovní cesty (zahraniční i tuzemské):  
  • Zálohy na pracovní cesty
do pátku 27. listopadu 2020
  • Vyúčtování pracovní cesty vždy do 10 dnů po ukončení cesty:
 
Ø  Pracovní cesty uskutečněné do 30. 11. 2020 do 10 dnů po ukončení cesty
Ø  Pracovní cesty uskutečněné v prosinci 2020 vyúčtovat ihned po ukončení cesty

Pracovní cesty u projektů, které se musí vyúčtovat v prosinci, uskutečnit nejpozději do 30. 11. 2020)

Pracovní cesty uskutečňovat v prosinci výjimečně, vyúčtovat ihned po ukončení cesty. (Nejpozději ve čtvrtek 7. ledna 2021 musí být vyúčtování odsouhlaseno a uzavřeno vzhledem k  uzavření výplat a k počítání nároku na stravenky - za dobu pracovní cesty nenáleží zaměstnanci stravenky)

 
Objednávky na nákup zboží a služeb ve všech projektech do pátku 27. listopadu 2020
DNS nákup zboží (IT technika apod.) přes DNS do pondělí 16. listopadu 2020

Vyúčtování záloh

  • Pokladně FSV včetně vrácení zůstatku zálohy do pokladny

do pátku 18. prosince 2020

Vyúčtování drobného vydání  
  • Vyúčtování se předkládá do 10 dní po uskutečnění vydání (přiložené doklady mohou být max. 10 dní staré)
do 10 dní po uskutečnění vydání
  • V prosinci drobná vydání pouze do 18.12.2020, vyúčtovat ihned, se všemi podpisy zaslat na Hollar do 28.12.2020

v prosinci nejpozději do 28. 12. 2020

Faktury  
  • Zálohové faktury k proplacení
do pondělí 16. listopadu 2020
  • Přijaté faktury
do pátku 11. prosince 2020
  • Žádosti o vystavení interních a externích faktur
do pátku 11. prosince 2020
Žádosti o přeúčtování  
  • Střediska, která je možné uzavřít před koncem roku (např. LŠ, proběhlé konference, proběhlé jednorázové akce apod.)
po ukončení akce a zaúčtování všech nákladů a výnosů
  • ostatní
do středy 13. ledna 2020
Smlouvy  
  • Předkládání návrhu smluv (předání díla a finanční plnění ze smluv nejpozději do 15. 12. 2020)
Do pátku 4. prosince 2020
  • Požadavek na proplacení smluv z roku 2020
Do pátku 18. prosince 2020
Uzavření středisek včetně žádostí o převody do fondů (FPP, FUUP) do čtvrtka 14. ledna 2021
Nové dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti na prosinec předložit do středy 25. listopadu 2020
Mzdové a personální podklady za listopad  
  • vyúčtování dohod
do pátku 27. listopadu 2020
  • odměny z projektů, grantů, za vědu a vzdělávací činnost  nutno předložit ke zpracování již za měsíc listopad
do pátku 27. listopadu 2020
  • v případě končících projektů a grantů lze případně odměny mimořádně předložit ještě v prosinci
tj. do pátku 18. prosince 2020
Podklady pro zpracování mezd za prosinec  
  • návrhy na odměny
do úterý 15. prosince 2020
  • výkaz docházky
do úterý 15. prosince 2020

(opravený výkaz docházky v případě PN nutno předložit do 2. 1. 2020)

Vzhledem k vyúčtování některých projektů musí být mzdy za prosinec zaúčtovány nejpozději  8. 1. 2021.

 

Termíny uvedené v harmonogramu je nutné považovat za závazné pro všechna pracoviště.  Smyslem je provést vyúčtování projektů za rok 2020 v listopadové závěrce a umožnit kontroly správnosti vyúčtování. Po výše uvedených termínech nebudou zaměstnanci děkanátu přijímat dokumenty a žádosti bez souhlasu tajemníka FSV.

Všechny předkládané dokumenty či doklady musí být opatřeny podpisy příslušného příkazce operace a správce rozpočtu dotčeného střediska. Při vyrovnávání středisek může být přeúčtování do 1.000 Kč provedeno přímo EO bez podepsané žádosti o převod od příkazce operace a správce rozpočtu daného střediska.

Na webu FSV jsou připraveny formuláře k žádostem o přeúčtování.

V případě nejasností se prosím včas obracejte na pracovnice ekonomického oddělení fakulty nebo na personální oddělení.

Toto opatření nabývá účinnosti dnem vydání a ruší tím opatření děkana č. 27/2019.

 

PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.

                                                                                                                děkanka fakulty

Zpracovala:

Bc. Hana Pokorná, DiS.

vedoucí ekonomického oddělení

 

Bc. Angelika Hájková

vedoucí personálního oddělení