Opatření děkanky č. 16/2019
Opatření děkanky č. 16/2019
Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd
Opatření děkanky č. 16/2019
Název
Organizační řád děkanátu Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy
Účinnost:
1. 5. 2019
V Praze dne 30. dubna 2019
PhDr.Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.
děkanka fakulty
Část 1. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
Článek 1.1 – Účel opatření
Organizační řád děkanátu Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy (dále jen „děkanát“) upravuje v souladu s článkem 14, bodem 4 Statutu Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy (dále jen „fakulta“) podrobnosti o organizaci i činnostech děkanátu.
Článek 1.2 – Legislativa a související předpisy
- Zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v platném znění
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
- Statut Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy (dále „statut“)
- Statut Univerzity Karlovy
Článek 1.3 – Poslání a úkoly děkanátu
- Děkanát je výkonným aparátem fakulty se sídlem na adrese Smetanovo nábřeží 6, 110 01 Praha 1.
- Kromě činností daných článkem 14 statutu a činností daných tímto Organizačním řádem zabezpečuje děkanát plnění dalších úkolů, stanoví-li tak děkanka fakulty nebo v rámci své působnosti tajemník fakulty (dále „tajemník“).
- Pro zaměstnance fakulty, kteří jsou funkčně zařazeni v rámci děkanátu, je místem výkonu práce hlavní město Praha.
Část 2. ORGANIZAČNÍ ÚTVARY DĚKANÁTU
Článek 2.1 – Členění děkanátu
1. V rámci děkanátu jsou zřízeny tyto organizační útvary (dále též „oddělení“):
a) Ekonomické oddělení,
b) Oddělení IT,
c) Oddělení pro vnější vztahy,
d) Oddělení projektové podpory a investic,
e) Oddělení vědy,
f) Oddělení zahraničních styků,
g) Personální oddělení,
h) Provozně-technické oddělení,
i) Sekretariát děkanky a kancelář tajemníka,
j) Studijní oddělení.
2. Jednotlivé organizační útvary děkanátu jsou povinny zajišťovat a plnit úkoly vyplývající z ustanovení tohoto Organizačního řádu, právních předpisů, vnitřních předpisů a vnitřních řídících norem Univerzity Karlovy (dále jen „univerzita“) a fakulty, vzájemně spolupracovat a navzájem si poskytovat informace a podklady potřebné k plnění úkolů. Za tímto účelem zejména:
a) shromažďují a zpracovávají podklady pro řízení fakulty,
b) připravují návrhy rozhodnutí a písemné podklady pro akademické orgány a součásti fakulty,
c) udržují pracovní kontakty s příslušnými metodickými pracovníky rektorátu univerzity,
d) v rámci fakulty vyvíjejí koordinační, informační, evidenční, konzultační a metodickou činnost,
e) v rozsahu svých agend vyřizují záležitosti studentů a zaměstnanců fakulty a podávají potřebné informace; dbají na to, aby podávané informace byly aktuální, úplné a správné,
f) spravují finanční prostředky získané pro činnost fakulty a hospodaří s nimi v souladu s platnými právními předpisy, řídícími normami a vnitřními předpisy univerzity a fakulty a podle rozhodnutí samosprávných akademických orgánů a tajemníka fakulty,
g) pečují o majetek univerzity svěřený fakultě do správy,
h) vedou dokumentaci vyžadovanou platnými právními předpisy a univerzitními i fakultními předpisy, zpracovávají a vyhodnocují údaje z oblasti své působnosti,
i) zajišťují statistické sledování a výkaznictví za fakultu,
j) projednávají záležitosti fakulty s orgány státní správy a jinými dotčenými úřady,
k) pro zabezpečení činnosti fakulty navrhují a zpracovávají vnitřní předpisy a vnitřní řídící normy v souladu s platnými právními předpisy, vnitřními předpisy a řídícími normami univerzity a fakulty,
l) plní další úkoly stanovené děkankou, proděkany a členy kolegia děkanky (v souladu s OD č. 13/2019 Vymezení působností a pravomocí proděkanů Vymezení působností a pravomocí některých členů kolegia děkanky Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy).
3. Výše uvedené organizační útvary opatřují písemnosti děkanátu a fakulty razítky a dalšími identifikačními znaky v souladu s obecně závaznými právními předpisy, vnitřními předpisy a vnitřními řídícími akty.
Článek 2.2 – Řízení děkanátu
1. Tajemník fakulty řídí činnost děkanátu, za tuto činnost je děkance fakulty zodpovědný. Působnost tajemníka ve vztahu k jednotlivým oddělením děkanátu je upravena tímto řádem a opatřeními děkana či děkanky, případně dalšími předpisy.
2. Neurčí-li tajemník jinak, zastupuje jej po dobu jeho nepřítomnosti vedoucí Ekonomického oddělení.
3. V čele organizačního útvaru děkanátu stojí vedoucí oddělení.
4. Vedoucí oddělení odpovídá za činnost svěřeného organizačního útvaru tajemníkovi fakulty.
5. Děkanka nebo tajemník mají právo vyhradit si přímé řízení konkrétních pracovníků či organizačního útvaru děkanátu.
6. Pro účely zastupování v době nepřítomnosti určí vedoucí oddělení po dohodě s tajemníkem svého zástupce.
7. Vedoucí oddělení zabezpečují plnění úkolů v rozsahu daném tímto Organizačním řádem i pro vrcholné představitele akademických orgánů (děkanka, proděkani, akademický senát disciplinární komise, vědecká rada, ediční komise, komise pro etiku ve výzkumu) a dále pro určené členy kolegia děkanky v souladu s OD č. 13/2019 Vymezení působností a pravomocí proděkanů Vymezení působností a pravomocí některých členů kolegia děkanky Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy.
8. Nemohou-li vedoucí oddělení zajistit splnění úkolů uložených vrcholnými představiteli akademických orgánů či věcně příslušnými členy kolegia děkanky, oznámí to tajemníkovi fakulty.
9. Povinností vedoucích pracovníků na jakémkoliv stupni řízení je zejména:
a) řídit a kontrolovat práci podřízených zaměstnanců, hodnotit jejich výkonnost a pracovní výsledky,
b) organizovat práci,
c) vytvářet příznivé pracovní podmínky, zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci,
d) vytvářet podmínky pro zvyšování odborné úrovně zaměstnanců,
e) při plnění pracovních povinností postupovat dle obecně závazných právních předpisů, vnitřních předpisů univerzity a fakulty a vnitřních řídících norem,
f) plnit úkoly ve stanovených lhůtách,
g) zabezpečovat opatření k ochraně majetku zaměstnavatele,
h) pečovat o efektivní provoz a všestranný rozvoj svěřeného pracoviště.
Článek 2.3 – Popis úkolů
2.3.1 TAJEMNÍK FAKULTY
1. Tajemník jedná a rozhoduje jménem univerzity a fakulty ve věcech ekonomických, administrativních, provozních a správních v rozsahu uvedeném v čl. 13 statutu FSV UK.
2. Tajemník je členem porady proděkanů a kolegia děkanky fakulty.
3. Tajemník nakládá s majetkem univerzity, výkon jeho správy je svěřen orgánům fakulty podle čl. 50 odst. 1 písm. c) Statutu Univerzity Karlovy v tomto rozsahu:
a) s přidělenými finančními prostředky do výše 500.000,- Kč,
b) s movitými věcmi, jejichž pořizovací cena nepřesahuje částku 500.000,- Kč.
4. Tajemník plní dále zejména tyto úkoly:
a) odpovídá za chod děkanátu,
b) spolupracuje s proděkany a členy kolegia, kteří mu podle jeho potřeby poskytují informace,
c) přímo řídí chod Ekonomického oddělení, Oddělení IT, Personálního oddělení, Provozně-technického oddělení, Sekretariátu děkanky a kanceláře tajemníka,
d) v ostatních odděleních děkanátu řídí v součinnosti s příslušnými proděkany a členy kolegia změnovou agendu s dopadem na rozpočet a jeho čerpání, organizační strukturu a procesy zasahující do ostatních organizačních útvarů fakulty,
e) zaměstnanci v odděleních nepodléhajících přímému řízení tajemníka jsou tajemníkovi administrativně podřízeni a odpovědni, v rámci běžné agendy obsahově úkolují tato oddělení příslušní proděkani a členové kolegia,
f) vydává (po předchozím projednání s děkankou) metodické pokyny v oblasti hospodaření (závazné postupy při vykonávání agend na úrovni fakulty).
g) svolává a řídí pracovní porady k projednání záležitostí týkajících se vnitřní správy fakulty a jejího hospodaření, a to zaměstnanců, kterých se projednávaná záležitost týká,
h) jedná v pracovněprávních záležitostech zaměstnanců děkanátu, zejména podává návrhy na zařazování do mzdových tříd, návrhy na vydávání mzdových výměrů, vyjadřuje se k návrhu na přijetí uchazeče o zaměstnání do pracovního poměru v zařazení na děkanátu,
i) navrhuje odměňování vedoucích pracovníků Ekonomického oddělení, Oddělení IT, Personálního oddělení, Provozně-technického oddělení a pracovníků Sekretariátu děkanky a kanceláře tajemníka (zde ve spolupráci s děkankou) v rámci schváleného rozpočtu, u ostatních vedoucích pracovníků děkanátu navrhují odměňování příslušní proděkani a členové kolegia v součinnosti s tajemníkem,
j) zastupuje děkanku v rozsahu stanoveném opatřeními děkana či děkanky ve věcech obchodních, finančních, občanskoprávních.
2.3.2 EKONOMICKÉ ODDĚLENÍ
1. Ekonomické oddělení se dále člení na dva referáty:
a) Referát finanční účtárny a pokladny,
b) Referát pracovních cest.
2. Ekonomické oddělení jako celek plní zejména tyto úkoly:
a) zpracovává návrh provozního rozpočtu a rozpisu neinvestiční dotace státního rozpočtu na provoz,
b) pod vedením tajemníka zpracovává návrh rozpočtu celé fakulty v koordinaci s ostatními odděleními děkanátu, sleduje jeho plnění, podává včas návrhy na jeho úpravy a provádí nápravná opatření, plní další úkoly spojené s hospodařením fakulty,
c) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
d) zpracovává výroční zprávy o hospodaření a o činnosti fakulty v oblasti ekonomické,
e) zpracovává statistiky a hlášení z oblasti své působnosti,
f) zabezpečuje kontrolu hospodaření fakulty,
g) zpracovává návrhy předpisů a řídících norem v rozsahu své působnosti,
h) podává měsíční přehledy o hospodaření fakulty v návaznosti na rozpočet,
i) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
j) plní další úkoly, které mu uloží děkanka nebo tajemník.
2.3.2.1 Referát finanční účtárny a pokladny
1. Referát finanční účtárny a pokladny plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje sledování, účtování a vypořádání příspěvků a dotací ze státního rozpočtu,
b) zpracovává účetní závěrky dle pokynů rektorátu,
c) zajišťuje daňové povinnosti fakulty,
d) zajišťuje bezhotovostní a hotovostní platby vyplývající ze závazků a pohledávek fakulty,
e) vystavuje a zaúčtovává faktury, zajišťuje uhrazení a zaúčtování došlých faktur, stipendií a dalších bezhotovostních plateb dle požadavků a podkladů,
f) zaúčtovává mzdy, zdravotní a sociální pojištění,
g) zpracovává výroční zprávy o hospodaření a o činnosti fakulty v oblasti ekonomické,
h) zpracovává statistiky a hlášení z oblasti své působnosti,
i) zpracovává návrhy předpisů a řídících norem v rozsahu své působnosti,
j) zabezpečuje kontrolu hospodaření fakulty,
k) podává měsíční přehledy o hospodaření fakulty v návaznosti na rozpočet,
l) pod vedením tajemníka plní další úkoly spojené s hospodařením fakulty,
m) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
n) zařazování, aktivace, technické zhodnocení a vyřazování majetku, účtování odpisů,
o) přijímá a vyplácí peněžní hotovost v CZK i cizích měnách, přijímá platby prostřednictvím platebních karet, obsluhuje bezhotovostní platební terminál,
p) zajišťuje styk s bankou,
q) spravuje agendu stravenek, platebních karet pro e-stravenky,
r) vystavování, evidence a zakládání objednávek, uveřejňování v registru,
s) kontrola faktur, zadávání do systému, předání k podpisům, zpětné shromáždění včetně další kontroly a předávání účtárně,
t) kontrola drobného vydání a předávání účtárně,
u) zajišťování podpisových vzorů příkazců operací a správců rozpočtu jednotlivých středisek,
v) zajišťování podpisů dle podpisových vzorů při oběhu účetních dokladů před předáním, dokladů účtárně, kontrola formální správnosti předávaných dokladů,
w) plní další úkoly, které mu uloží děkanka nebo tajemník.
2.3.2.2 Referát pracovních cest
1. Referát pracovních cest plní zejména tyto úkoly:
a) vede komplexní evidenci tuzemských a zahraničních pracovních cest, včetně jejich statistického zpracování,
b) kontroluje a eviduje cestovní příkazy a faktury,
c) zpracovává vyúčtování, přijímá a eviduje podklady pro vyúčtování pracovních cest (cestovní náhrady), zpracovává hlášení o silniční dani,
d) plní další úkoly, které mu uloží děkanka či tajemník.
2.3.3 ODDĚLENÍ IT
1. Oddělení IT poskytuje služby uživatelům v rámci fakulty v oblastech uživatelské podpory, adekvátního zajištění výpočetní techniky a podporovaného programového vybavení.
2. Oddělení IT se dále člení na tři referáty:
a) Referát uživatelské podpory a správy koncových zařízení,
b) Referát IT infrastrukturních a provozních služeb,
c) Referát IT aplikačních služeb.
2.3.3.1 Referát uživatelské podpory a správy koncových zařízení
1. Referát uživatelské podpory a správy koncových zařízení plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje podporu uživatelům fakulty při využívání IT oddělením svěřené výpočetní techniky,
b) zajišťuje služby helpdesku uživatelům fakulty při používání podporovaného programového vybavení,
c) zajišťuje lokální instalace podporovaného programového vybavení v rámci využívání svěřené výpočetní techniky (desktopy, notebooky),
d) zajišťuje pravidelné lokální updaty a upgrady podporovaného programového vybavení,
e) zajišťuje správu a provoz tiskového a kopírovacího systému,
f) zabezpečuje aktuální správu elektronických identit v rámci fakulty za účelem autentizace a autorizace do podporovaných aplikací a programového vybavení,
g) předává podněty a připomínky od uživatelů v rámci služeb helpdesku referátu provozu a rozvoje IT,
h) zajišťuje nákupy IT zařízení, vybavení a potřeb prostřednictvím Dynamického nákupního systému (DNS),
i) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník či věcně příslušný proděkan.
2.2.3.2 Referát IT infrastrukturních a provozních služeb
1. Referát IT infrastrukturních a provozních služeb plní zejména tyto úkoly:
a) ve spolupráci s ÚVT UK zajišťuje provoz datové sítě fakulty včetně zajištění připojení k síti LAN/WAN,
b) zajišťuje adekvátní výpočetní techniku (hardware) dle definovaných parametrů pro zajištění kompatibility,
c) zajišťuje ve spolupráci s právním referátem vnější smluvní vztahy v oblasti zajištění HW,
d) zakládá a spravuje databáze podle potřeb a požadavků pracovišť fakulty, systematicky shromažďuje podněty a připomínky k provozu a rozvoji programového vybavení fakulty,
e) podílí se na realizaci dlouhodobého záměru fakulty v oblasti rozvoje programového vybavení a hardwarové a komunikační infrastruktury,
f) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník či věcně příslušný proděkan.
2.2.3.3 Referát IT aplikačních služeb:
1. Referát IT aplikačních služeb plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje programové vybavení (software) pro podporované nástroje výpočetní techniky,
b) zajišťuje optimální provoz a rozvoj programového vybavení pro webové stránky a aplikace fakulty,
c) zajišťuje ve spolupráci s právním referátem vnější smluvní vztahy v oblasti zajištění SW,
d) ve spolupráci s ÚVT UK se podílí na správě (autorizace, autentizace, uživatelské nastavení) účetního systému, a za tím účelem komunikuje se správci mzdového a personálního systému,
e) spolupracuje s ekonomickým oddělením na nastavení ekonomického informačního systému (EIS) a dalších systémů sloužících k podpoře provozu organizace,
f) podílí se na realizaci dlouhodobého záměru fakulty v oblasti rozvoje programového vybavení,
g) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník, věcně příslušný proděkan pro rozvoj či člen kolegia děkanky pro e-learning a nové vzdělávací platformy.
2.3.4 ODDĚLENÍ PRO VNĚJŠÍ VZTAHY
1. Oddělení pro vnější vztahy plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje správu webových stránek fakulty v českém a anglickém jazyce (především domovskou stránku, aktuality a informace pro uchazeče v obou jazykových verzích),
b) zajišťuje správu sociálních sítí fakulty, zajišťuje psaní tiskových zpráv a propagačních materiálů fakulty,
c) zabezpečuje běžnou agendu public relations – kontakty s médii, monitoring tisku, přípravu tiskových materiálů, letáků, propagačních materiálů atd.,
d) realizuje inzertní aktivity propagující fakultu, zajišťuje účast fakulty na vzdělávacích veletrzích a podobných akcích,
e) připravuje komunikační aktivity,
f) organizuje akce fakulty a koordinuje interní a externí komunikaci,
g) komunikuje se studenty a dalšími cílovými skupinami, podporuje studentské aktivity,
h) vytváří komunikační strategii a její implementaci do praxe,
i) zajišťuje a koordinuje propagaci cizojazyčných oborů,
j) připravuje, zpracovává a spravuje cizojazyčný propagační materiál včetně správy webových stránek,
k) zajišťuje celofakultní kontakt s Alumni,
l) připravuje propagační a promo události fakulty,
m) zajišťuje produkci, vedení skladu a prodej propagačních předmětů,
n) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
o) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
p) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník nebo členka kolegia pro mezinárodní a cizojazyčné studijní programy.
2.3.5 ODDĚLENÍ PROJEKTOVÉ PODPORY A INVESTIC
1. Oddělení projektové podpory a investic zabezpečuje činnost v oblasti projektové agendy v oblasti investičního rozvoje a infrastruktury financované z operačních programů Evropské unie a programů ISPROFIN a dalších rozvojových projektů, zejména:
a) monitoring jednotlivých výzev a jejich požadavků,
b) evidence projektových žádostí a realizovaných projektů,
c) koordinace a řízení tzv. celofakultních projektů,
d) spolupráce a partnerství s externími subjekty,
e) projektová agenda v oblasti investičního rozvoje, zejména monitoring a využívání evropských strukturálních fondů a souvisejících národních zdrojů umožňujících investiční výstavbu,
f) koordinace a supervize přípravy, podávání a realizace tohoto typu projektových žádostí,
g) koordinace monitorovacích a závěrečných zpráv,
h) rozvojové programy MŠMT pro veřejné vysoké školy,
i) příprava a vyhodnocení Institucionálního rozvojového plánu fakulty,
j) koordinace a supervize udržitelnosti projektů,
k) příprava a zajištění investiční výstavby, rekonstrukce, modernizace a opravy budov a zařízení svěřených do správy fakulty,
l) příprava podkladů pro výběrová řízení, návrhy na jmenování do komisí a vedení jednání komise, zajišťuje podpisy smluv,
m) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník nebo věcně příslušný proděkan pro rozvoj či u vybraných projektů další stanovení proděkani nebo členové kolegia děkanky.
2.3.6 ODDĚLENÍ VĚDY
1. Oddělení vědy plní zejména tyto úkoly:
a) koordinuje zpracování zásadních dokumentů v oblasti vědy a výzkumu na fakultě,
b) vede a odpovídá za agendy spadající do působnosti vědy a výzkumu,
c) zpracovává koncepce v oblasti vědy a výzkumu na fakultě,
d) zabezpečuje administrativní práce a podílí se na tvorbě rozpočtu prostředků na vědu,
e) vede a odpovídá za agendu domácích i zahraničních grantových projektů, včetně grantových přihlášek a zpráv,
f) vede a zodpovídá za evidenci smluv a kontrolu čerpání grantových prostředků ve spolupráci s ekonomickým oddělením,
g) odpovídá za zpracování podkladů z oblasti vědy a výzkumu na fakultě pro potřeby výročních zpráv, sběru dat, hodnocení fakulty, rozpočtu fakulty apod.,
h) předkládá a koordinuje přípravu materiálů pro jednání Vědecké rady FSV UK,
i) vyhotovuje zápisy z Vědecké rady FSV UK,
j) vede agendu výzkumných projektů financovaných z operačních programů EU,
k) zajišťuje činnosti spojené s habilitačním řízením, s řízením ke jmenování profesorem a s udílením čestných doktorátů a titulu hostujícího či mimořádného profesora,
l) organizačně zajišťuje Cenu J. Vavrouška,
m) administrativně zajišťuje nominace na domácí i zahraniční vědecká ocenění,
n) administrativně a organizačně zajišťuje činnost Ediční komise fakulty, Komise pro etiku ve výzkumu a Mezinárodní rady FSV,
o) zajišťuje agendu spojenou s přidělováním ISBN na fakultě,
p) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
q) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
r) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník nebo proděkan pro vědu a výzkum.
2.3.7 ODDĚLENÍ ZAHRANIČNÍCH STYKŮ
1. Oddělení zahraničních styků se dále člení na dva referáty:
a) Referát cizojazyčných studijních programů,
b) Referát mobilit (i) v rámci programu Erasmus, (ii) mimo program Erasmus.
2.3.7.1 Referát cizojazyčných studijních programů
1. Referát cizojazyčných studijních programů plní zejména tyto úkoly:
a) administrativně zajišťuje a organizuje studium zahraničních studentů v cizojazyčných programech fakulty včetně imatrikulací a promocí,
b) připravuje doklady a dokumenty pro studijní pobyty zahraničních studentů,
c) koordinuje zápisy zahraničních studentů,
d) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
e) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
f) administrativně zajišťuje nostrifikaci zahraničních diplomů,
g) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník, členka kolegia děkanky pro mezinárodní cizojazyčné studijní programy, proděkan pro studijní záležitosti nebo proděkanka pro zahraniční styky.
2.3.7.2 Referát mobilit
1. Referát mobilit v rámci programu Erasmus plní zejména tyto úkoly:
a) spravuje mezinárodní dohody fakulty týkající se mobility (Erasmus+, kreditová mobilita),
b) koordinuje výběrová řízení v rámci programu Erasmus+,
c) koordinuje studentskou a akademickou mobilitu v rámci programu Erasmus+,
d) přijímá zahraniční hosty,
e) odpovídá za organizační zajištění a koordinaci aktivit letních škol v gesci Oddělení zahraničních styků,
f) zajišťuje organizaci a přípravu kreditové mobility na fakultní úrovni,
g) zpracovává koncepci v oblasti zahraničních styků fakulty a veškeré statistiky týkající se oddělení zahraničních styků,
h) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
i) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
j) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník nebo věcně příslušná proděkanka pro zahraniční styky.
2. Referát mobilit mimo program Erasmus plní zejména tyto úkoly:
a) spravuje mezinárodní dohody fakulty týkající se mobility (mezifakultní dohody, letní školy apod.),
b) odpovídá za organizační zajištění a koordinaci aktivit letních škol v gesci Oddělení zahraničních styků,
c) koordinuje studentskou a akademickou mobilitu v rámci mezifakultních, mezivládních a meziuniverzitních dohod,
d) přijímá zahraniční hosty,
e) zprostředkovává mezi instituty fakulty a rektorátem nominace na zahraniční post-docs,
f) na fakultní úrovni koordinuje výběrová řízení v rámci mezifakultních a meziuniverzitních dohod,
g) administrace žádostí o finanční podporu z FM RUK, IRP FSV a stipendijního fondu fakulty,
h) zpracovává koncepci v oblasti zahraničních styků fakulty a veškeré statistiky týkající se Oddělení zahraničních styků,
i) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
j) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
k) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník, proděkanka pro zahraniční styky nebo členka kolegia děkanky pro mezinárodní a cizojazyčné studijní programy.
2.3.8 PERSONÁLNÍ ODDĚLENÍ
1. Personální oddělení zajišťuje odbornou koncepční, metodickou a analytickou činnost v pracovněprávní, sociální, mzdové a vzdělávací oblasti zaměstnanců a poradenskou činnost v oblasti řízení lidských zdrojů a plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník nebo proděkanka pro doktorské studium a další formy vzdělávání, která je odpovědná za oblast celoživotního vzdělávání.
2. Personální oddělení jako celek zajišťuje agendu práce a mzdy (PAM) a plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník nebo proděkanka pro doktorské studium a další formy vzdělávání, který je odpovědný za oblast celoživotního vzdělávání.
3. Personální oddělení plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje agendu vedení osobní evidence zaměstnanců, vzniku, změn a ukončování pracovních poměrů a jiných pracovněprávních vztahů na fakultě,
b) zajišťuje školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP), požární ochrany (PO), první pomoci a pracovně-lékařské prohlídky a kategorizaci prací,
c) zajišťuje aplikaci pracovněprávních předpisů a předpisů z oblasti zaměstnanosti a sociálního zabezpečení,
d) zabezpečuje součinnost s úřady práce v rámci platných zákonů při hlášení a evidenci neobsazených pracovních míst a zpracování rozborů, statistických výkazů a dalších hlášení o stavu zaměstnanosti, vyplňování tiskopisů pro přiznání důchodu a vystavování Evidenčního listu důchodového pojištění,
e) zajišťuje agendu výběrových řízení konaných na fakultě,
f) v oblasti své působnosti připravuje podklady pro potřeby ostatních součástí fakulty,
g) periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
h) zajišťuje oblast benefitů v souladu s příslušnými opatřeními děkanky,
i) zajišťuje či organizuje celoživotní vzdělávání pracovníků FSV dle pokynů tajemníka či věcně příslušné proděkanky,
j) spravuje personální databáze,
k) zajišťuje komplexní zpracování mezd,
l) zajišťuje agendu zaměstnanců u zdravotních pojišťoven a správy sociálního zabezpečení,
m) zpracovává daňové povinnosti zaměstnanců fakulty,
n) tiskne měsíční přehledy středisek a čerpání mezd dle požadavků institutů a dalších součástí fakulty,
o) zajišťuje ve spolupráci s IT oddělením a ÚVT RUK správu personálních informačního systému WHOIS a mzdového programu EGJE.
2.3.9 PROVOZNĚ-TECHNICKÉ ODDĚLENÍ
1. Provozně-technické oddělení jako celek plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje technickou správu hmotného a nehmotného majetku ve správě fakulty,
b) provádí rozbory technické způsobilosti tohoto majetku,
c) zajišťuje technické revize dle zákonných norem,
d) zajišťuje evidenci a inventarizaci majetku ve spolupráci s ekonomickým oddělením,
e) podílí se na zpracování koncepcí fakulty v oblasti investiční činnosti,
f) samostatně zpracovává koncepce technické správy, údržby a obnovy majetku fakulty,
g) podílí se na tvorbě provozního rozpočtu fakulty,
h) zpracovává podklady pro veřejné zakázky související s provozně-technickým oddělením,
i) zpracovává statistiky a hlášení z oblasti své působnosti,
j) dohlíží na činnosti dodavatele úklidových služeb, dodavatele kancelářských potřeb včetně vzájemné komunikace,
k) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
l) spolupracuje v rámci výkonu své funkce s jednotlivými odděleními děkanátu a dalšími součástmi fakulty,
m) ve spolupráci s SBZ UK zajišťuje provoz Areálu Jinonice a vyúčtování nákladů spojených s jeho provozem jednotlivým uživatelům mimo FSV UK,
n) komunikuje s Odborem výstavby RUK a SBZ ohledně přípravy, vybavení a podmínek užívání prostor na Voršilské.
o) komunikuje s pronajímatelem a dodavateli servisních služeb v prostorách na Malém náměstí a v prostorách svěřených FSV UK dislokačním opatřením kvestorky (nestanoví-li tajemník fakulty jiné pracoviště odpovědné za daný prostor).
p) plní další úkoly, které mu uloží děkanka nebo tajemník.
2. Provozně-technické oddělení se dále člení na dva referáty:
a) Referát vrátnice budov Hollar a Opletalova,
b) Referát údržby budov.
2.3.9.1 Referát vrátnice budov Hollar a Opletalova
1. Referát vrátnice budov Hollar a Opletalova plní zejména tyto úkoly:
a) kontrola příchodů a odchodů osob,
b) příjem a výdej klíčů,
c) obsluha telefonní ústředny,
d) plnění povinností ohlašovny požáru.
2.3.9.2 Referát údržby budov
1. Referát údržby budov plní zejména tyto úkoly:
a) obsluha plynové kotelny v budově Hollar a Opletalova včetně běžné údržby,
b) provádí běžné údržbářské práce.
2.3.10 SEKRETARIÁT DĚKANKY A KANCELÁŘ TAJEMNÍKA
1. Sekretariát děkanky a kancelář tajemníka se dále člení na tři referáty:
a) Referát sekretariátu děkanky a kancelář tajemníka,
b) Právní referát,
c) Referát podatelny.
2. Sekretariát děkanky a kancelář tajemníka jako celek plní zejména tyto úkoly:
a) připravuje a koordinuje program a jednání děkanky a tajemníka po organizační stránce,
b) zpracovává statistiky a hlášení z oblasti své působnosti,
c) zpracovává návrhy předpisů a řídících norem v rozsahu své působnosti,
d) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
e) plní další úkoly, které mu uloží děkanka či tajemník.
2.3.10.1 Referát sekretariátu děkanky a kancelář tajemníka
1. Referát sekretariátu děkanky a kancelář tajemníka plní zejména tyto úkoly:
a) vyhotovuje zápisy úkolů a prověřování jejich plnění,
b) samostatně zajišťuje korespondenci a další komunikaci děkanky a tajemníka fakulty v písemné, telefonické i elektronické podobě (e-spisovka),
c) vede agendu porad kolegia děkanky a rozšířeného kolegia děkanky,
d) vede agendu porad vedoucích oddělení děkanátu a porad tajemníků institutů a center fakulty,
e) podpora BOZP a PO a krizového řízení (KŘ) – podílí se na sestavování výroční zprávy BOZP a PO a KŘ, komunikace s externími subjekty,
f) vede evidence razítek fakulty,
g) zajišťuje rezervaci místnosti č. 212 v budově Hollar,
h) vede agendu mimořádné ceny rektora UK a ceny za reprezentaci UK,
i) evidence a zakládání smluv, zajišťuje schválení smluv na děkanátu a uveřejňování v registru smluv,
j) vede evidenci došlých stížnosti a žádostí o poskytnutí informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů na FSV UK, připravuje podklady k jejich vyřízení a archivuje písemnosti o vyřízených stížnostech a žádostech,
k) vede evidenci a zveřejňování opatření děkanky fakulty na webových stránkách fakulty,
l) vede agendu objednávek, faktur a interního auditu,
m) spolupracuje při organizaci slavnostního zasedání Vědecké rady FSV UK,
n) vede evidenci dovolených vedoucích oddělení děkanátu, vedoucích center a ředitelů institutů,
o) příprava podkladů pro výběrová řízení, návrhy na jmenování do komisí a vedení jednání komise, zajišťuje podpisy smluv či výběrová řízení administruje,
p) zajišťuje počet novoročních přání (PF) v rámci celé FSV UK ve spolupráci s oddělením pro vnější vztahy,
q) vede evidence zveřejňovaných dokumentů na úřední desku fakulty,
r) zajišťuje administrativní podporu při přípravě výroční zprávy.
2.3.10.2 Právní referát
1. Právní referát plní zejména tyto úkoly:
a) kontroluje a případně i připravuje zadávání veřejných zakázek,
b) kontroluje a dle zadání tajemníka či členů kolegia děkanky zpracovává návrhy příslušných vnitřních předpisů,
c) zajišťuje právní služby zejména v oblasti práva obchodního, občanského, pracovního a dle potřeb i autorského a mezinárodního.
2.3.10.3 Referát podatelny
1. Referát podatelny plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje chod pošty a podatelny,
b) vede elektronickou evidenci příchozí a odchozí pošty,
c) chod elektronické spisové služby,
d) distribuce listovních zásilek,
e) zajištění archivace a skartace dokumentů v hlavní spisovně FSV UK, spolupráce s Archivem UK.
2.3.11 STUDIJNÍ ODDĚLENÍ
1. Studijní oddělení se dále člení na tři referáty:
a) Referát pregraduálního studia,
b) Referát postgraduálního studia,
c) Referát správy Studijního informačního systému (dále „SIS“).
2. Studijní oddělení jako celek plní zejména tyto úkoly:
a) v oblasti své působnosti připravuje podklady a periodicky kontroluje aktuálnost a správnost věcně příslušných údajů na internetových stránkách oddělení,
b) zajišťuje administrativu kurzů v rámci celoživotního vzdělávání, zejména studijních pobytů a Univerzity třetího věku,
c) podle potřeby spolupracuje s dalšími odděleními děkanátu,
d) zajišťuje a vytváří tištěné podoby Karolínky pro FSV UK,
e) zajišťuje agendu spojenou se studiem studentů se speciálními potřebami,
f) administruje podklady pro akreditace studijních programů,
g) zajišťuje agendu stipendií ze stipendijního fondu, mezivládních stipendií, a doktorských stipendií,
h) koordinuje činnosti spojené se zveřejňováním závěrečných prací,
i) zajišťuje administrativní agendu oborových rad doktorského studia,
j) vede agendu disciplinárních řízení (disciplinární komise),
k) zpracovává podklady pro hodnocení kurzů a odměňování pedagogů,
l) komunikuje se zájemci o studium,
m) administrativně zajišťuje přijímací a odvolací řízení, ve spolupráci s instituty pak podmínky a přijímací zkoušky,
n) zpracovává nostrifikace pro přijímací řízení,
o) zajišťuje zápisy do studia nově přijatých i stávajících studentů,
p) organizuje slavnostní ceremonie – imatrikulace a promoce,
q) plní další úkoly, které mu uloží děkanka, tajemník nebo věcně příslušní proděkan pro studijní záležitosti, proděkanka pro doktorské studium a další formy vzdělávání či proděkan pro koncepci a kvalitu studia.
2.3.11.1 Referát pregraduálního studia
1. Referát pregraduálního studia plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje komplexní agendu prezenčního, kombinovaného a distančního bakalářského a magisterského studia,
b) zajišťuje agendu stipendií ze stipendijního fondu a mezivládních stipendií,
c) vede evidenci studentů a průběhu jejich studia,
d) vede agendu poplatků spojených se studiem,
e) zabezpečuje výkaznictví a statistiku ve věcech studijních,
f) administrativně zajišťuje hodnocení kurzů a případná další šetření (prvních ročníků, absolventů).
2.3.11.2 Referát postgraduálního studia
1. Referát postgraduálního studia plní zejména tyto úkoly:
a) zajišťuje komplexní agendu doktorského studia,
b) zajišťuje agendu stipendií ze stipendijního fondu a doktorských stipendií,
c) organizuje zajištění doktorských a rigorózních zkoušek i obhajob,
d) koordinuje činnosti spojené se zahraničním studiem cotutelle.
2.3.11.3 Referát správy SIS
1. Referát správy SIS plní zejména tyto úkoly:
a) technické zajištění studijní agendy ve spojení se SIS a podpora uživatelů SIS,
b) zpracování statistik a výstupů na základě evidence dat v SIS.
2.3.12 INTERNÍ AUDIT
- Nezávisle na děkanátu pracuje interní audit (formou zadávání auditů externím subjektům především ve vazbě na podmínky rozhodnutí o poskytnutí dotace EU či jiných projektů).
- Interní audit předkládá děkance doporučení ke zkvalitnění vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo zmírnění rizik, řeší mimořádné audity nařízené děkankou a na základě provedených auditů předkládá návrhy opatření k nápravě zjištěných nedostatků.
Část 3. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 3.1 – Účinnost opatření
- Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. 5. 2019 a ruší se tím opatření děkana Rozdělení pravomocí a odpovědností proděkanů a tajemníka fakulty ze dne 18. 10. 1999 a opatření děkana č. 12/2018 Organizační řád děkanátu FSV UK.
Příloha:
1. Organizační schéma děkanátu
PhDr. Alice Němcová Tejkalová, PhD.
děkanka fakulty
Za správnost:
Ing. Ondřej Blažek
tajemník
