Opatření děkana č. 44/2017

Práce na dálku. Pravidla sjednávání práce na dálku

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

 

Opatření děkana č. 44/2017

 

Název:

Práce na dálku  

Pravidla sjednávání práce na dálku  

 

Účinnost:

2. 1. 2018

 

V Praze dne: 29. prosince 2017

                                                        PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

                                                             děkan fakulty

 

V souladu s ust. § 317 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů, a ust. § 33 odst. 1 zákona č.111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů za účelem využití nových forem organizace práce mimo pracoviště zaměstnavatele stanovuje děkan Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy tyto pravidla pro výkon práce na dálku.

 

Část I.

Rozsah platnosti

1.       Toto opatření se vztahuje na zaměstnance v pracovním zařazení na Fakultě sociálních věd UK, zařazené jako hospodářsko – správní, technický a odborný pracovník (THP) a dále na vědecké pracovníky, kteří mají sjednaná dvě pracoviště, z toho jedno pracoviště se nachází mimo území České republiky.

2.       Toto opatření se nevztahuje na výkon práce sjednaný dle dohody o provedení práce a dohody o provedení činnosti.

 

Část II.

Práce na dálku

 

Článek 1

Vymezení práce na dálku

1.       Prací na dálku se rozumí pravidelný výkon

a.       sjednaného druhu práce na jiném dohodnutém místě výkonu práce, než je pracoviště 

zaměstnavatele,

b.       za předem dohodnutých podmínek mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem,

c.       za využití informačních a telekomunikačních technologií (internet, telefon, nosiče dat)

d.       na náklady zaměstnavatele.

2.       Dohodnuté místo výkonu práce na dálku je pracoviště zaměstnance, které si zaměstnanec sám zvolil; je možno zvolit vícero míst výkonu práce na dálku, např. v kombinaci s pracovištěm zaměstnavatele.

3.       Výkon práce na dálku je nenárokový; práci na dálku nelze zaměstnanci nařídit.

4.       Výkon práce na dálku se sjednává zpravidla na 1 rok s možností opakovaného prodloužení vždy o jeden rok.

5.       Pracovištěm zaměstnavatele se pro účely tohoto opatření rozumí pracoviště, na které je organizačně zaměstnanec v rámci fakulty zařazen.

6.       Zaměstnavatel může od uzavřené dohody o výkonu práce na dálku odstoupit, pokud zjistí, že pominuly okolnosti, za nichž byla dohoda uzavřena nebo výkon práce na dálku není prováděn v souladu s tímto opatřením.

 

Článek 2

 Sjednání práce na dálku

 

1.       Zaměstnavatel sjedná se zaměstnancem výkon práce na dálku, pokud

a.       povaha vykonávané práce a provozní podmínky pracoviště zaměstnavatele umožňují práci na dálku,

b.       zaměstnanec uzavře se zaměstnavatelem písemnou dohodu o výkonu práce na dálku v souladu s tímto opatřením.

2.       Dohodu o výkonu práce na dálku je možno uzavřít u nového zaměstnance či stávajícího zaměstnance dohodou o změně pracovní smlouvy, která bude obsahovat dohodu o výkonu práce na dálku v souladu s tímto opatřením.  

3.       Dohoda o výkonu práce na dálku musí být uzavřena v písemné formě, jinak je neplatná.

4.       Výkon práce na dálku se vykazuje v rámci evidence docházky na pracovišti zaměstnavatele.

5.       Návrh dohody o výkonu práce na dálku se zaměstnancem předkládá nadřízený pracovník zaměstnance děkanovi ke schválení.

 

Článek 3

 Pravidla pro výkon práce na dálku

1. Pracovní doba, náhrada mzdy, důležité osobní překážky

1.       Zaměstnanec si pracovní dobu rozvrhuje sám.

2.       Na zaměstnance se nevztahuje úprava rozvržení pracovní doby, prostojů ani přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy.

3.       Zaměstnanci nepřísluší mzda, náhradní volno za práci přesčas, náhradní volno, náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek.

4.       Zaměstnanci přísluší náhrada mzdy podle § 192 zákoníku práce po dobu prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti. Pro tyto účely je stanoveno pro zaměstnance pracující na dálku rozvržení pracovní doby jako jednosměrná pevná pracovní doba od pondělí do pátku od 8:00 hod. do 16:00 hod.

5.       Zaměstnanci přísluší náhrada mzdy při jiných důležitých osobních překážkách v práci pouze v případě svatby, úmrtí v rodině a při přestěhování zaměstnance v zájmu zaměstnavatele dle zvláštního předpisu[1]. V ostatních případech důležitých osobních překážek v práci náhrada mzdy zaměstnanci nepřísluší.

6.       Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při jiných v překážkách v práci pracovní volno bez náhrady mzdy nad rámec zákonné úpravy v případech stanovených v Kolektivní smlouvě.

 

2. Zadávání pracovních úkolů, předávání výsledků práce, kontrola odvedené práce

1.       Práci přiděluje zaměstnanci přímý nadřízený pracovník na fakultní email zaměstnance nebo na nosiči dat, a dále telefonicky, či osobně, s přihlédnutím ke sjednanému druhu práce a zadávanému pracovnímu úkolu a potřebám zaměstnavatele.  

2.       Výsledky vykonané práce předává zaměstnanec přímému nadřízenému pracovníkovi elektronicky na fakultní email nebo na nosiči dat.

3.       Práci na pracovišti zaměstnavatele vykonává zaměstnanec jen v omezené míře a ve stanovené pracovní dny v měsíci (jiný časový úsek), pokud tak bylo dohodnuto, zejména za účelem prezentace výsledků práce, přidělení pracovních úkolů, konzultací, pracovních setkání se spolupracovníky. 

4.       Zaměstnavatel zve zaměstnance na společenské a jiné akce, které fakulta nebo pracoviště zaměstnavatele pořádá. 

3.  Pověření zástupci zaměstnavatele

1.       Pověřeným zástupcem pro kontrolu a prevenci BOZP pro výkon práce na dálku je bezpečnostní technik (externí dodavatel služeb BOZP, PO)

2.       Pověřeným zástupcem pro zadávání práce a kontrolu práce je přímý nadřízený pracovník zaměstnance. 

 

4. Vybavení pracoviště zaměstnance  

1.       Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci pro výkon práce na dálku:

a.       notebook a příslušenství (myš, podložka, taška na notebook), dále „IT zařízení“,

b.       kancelářské potřeby; tyto si bude v potřebném rozsahu zaměstnanec osobně přebírat na pracovišti zaměstnavatele,  

c.       v odůvodněných případech (např. vzdálenost pracoviště zaměstnance) může k žádosti zaměstnance a po předchozím písemném schválení množství a hodnoty kancelářských potřeb přímým nadřízeným pracovníkem, zakoupit kancelářské potřeby přímo zaměstnanec.  

2.       Zaměstnavatel neposkytuje zaměstnanci pro výkon práce na dálku:

a.       nábytek, stolní osvětlení ani jiné mobilní vybavení pracoviště,

b.       kabeláž, mobilní telefon, skener, tiskárnu ani jiné technické zařízení pracoviště.  

3.       Svěření IT zařízení, pracovních pomůcek, dále společně „věcí“, musí být písemně potvrzeno dle § 255 odst. 1) zákoníku práce. Věc, jejíž hodnota převyšuje 50.000 Kč, smí být zaměstnanci svěřena jen na základě Dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí dle § 255 odst. 2) zákoníku práce.

 

5. IT podpora   

1.       Zaměstnanec užívá IT zařízení a instalované programové vybavení v souladu s uživatelskou příručkou, návodem na užívání, a licenčními podmínkami. V případě potřeby se obrací zaměstnanec s dotazy na IT oddělení. 

2.       IT oddělení zajistí zaměstnanci v nezbytné rozsahu školení a poskytne uživatelské informace pro užívání dalšího programového vybavení poskytovaného zaměstnavatelem zaměstnanci pro výkon práce na dálku:   

a.       před začátkem výkonu práce na dálku,

b.       vždy, kdy má dojít ke změně programového vybavení.

3. IT oddělení nemusí zajistit školení zaměstnance dle odseku 2, písmen a, b tohoto odstavce, pokud zaměstnanec písemně prohlásí, že umí takové programové vybavení užívat a jsou mu známy jeho funkcionality.

 

6. Náklady spojené s výkonem práce na dálku

1.       Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci v rámci sjednané Rámcové smlouvy s mobilním operátorem možnost přistoupení k této smlouvě a umožní mu připojení na internet a přenos dat za zvýhodněný paušální měsíční poplatek. Paušální poplatek hradí zaměstnanec.

2.       Zaměstnavatel uhradí zaměstnanci výdaje vynaložené na zakoupení kancelářských potřeb (odst. 4, odsek 1, písm. c). Z důvodu zjednodušení administrativy jsou takové nákupy možné jedenkrát za kalendářní pololetí. Nákup kancelářských potřeb bude zaměstnanci proplacen po předložení originálu daňového dokladu (kopie a skeny jsou vyloučeny), na němž budou, kromě obvyklých náležitostí daňového dokladu, rozepsány položky zboží, jednotkové ceny zboží, celková cena a zvlášť uvedena celková DPH.  

3.       Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci kompenzaci za spotřebu elektrické energie ve smyslu ust. § 6 odst. 7 písm. c) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů. Finanční kompenzace se stanoví při pracovním úvazku 1,0 výkonu práce na dálku ve výši 100 Kč měsíčně.

Výše měsíční kompenzace se stanoví dle vzorce:

výše pracovního úvazku v místě výkonu práce na dálku krát 100 Kč

4.       Užívání vlastního IT zařízení zaměstnance, pracovních pomůcek a jiných věcí, které zaměstnavatel písemně neschválil, není dovoleno. Zaměstnanci nepřísluší náhrada nákladů za opotřebení a užívání vlastního vybavení pracoviště zaměstnance, ani nárok na újmu na majetku a zdraví zaměstnance nebo jiných osob. 

5.       Náklady vzniklé zaměstnanci, které hradí dle tohoto opatření zaměstnavatel, nesmí být zahrnuty do mzdy, odměny či jiných mzdových plnění.

 

8. Ochrana majetku zaměstnavatele, ochrana dat, osobních údajů

1.       Zaměstnanec je povinen se o svěřené věci, zejména IT zařízení, včetně jeho programového vybavení, uložených datových souborů a databází náležitě starat, chránit je před poškozením, zničením, odcizením, ztrátou; je povinen učinit patřičná opatření před nepovolaným a neoprávněných přístupem jiných osob k datovým souborům a databázím, před neoprávněným šířeními a zpřístupnění datových souborů, databází a informací, programového vybavení ve vlastnictví a užívání zaměstnavatele.

2.       IT zařízení, zejména notebook, smí být užíváno výlučně zaměstnancem a pro výkon práce pro zaměstnavatele. Není dovoleno užívat notebook pro jiné účely; není dovoleno shromaždovat, ukládat, rozšiřovat jiná data a materiály, které nesouvisí s výkonem práce pro zaměstnavatele.  

3.       V notebooku musí být instalován a provozován aktuální antivirový program, jehož dodání včetně aktuálních verzí zajišťuje IT oddělení. 

4.       Zaměstnanec je povinen zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a chránit osobní data ve smyslu zákona č.101/2000 Sb., o ochraně osobních dat, ve znění pozdějších předpisů, zejména 

a.       chránit osobní údaje tuzemských a zahraničních studentů, zaměstnanců, akademických pracovníků, vědeckých pracovníků, externích spolupracovníků, dodavatelů, řešitelů, smluvních partnerů fakulty, případně dalších dotčených osob,

b.       nesdělovat osobní údaje ani je zpřístupňovat neoprávněným osobám, s výjimkou k tomu pracovně kompetentním, zaměstnanců fakulty,  

c.       zachovávat mlčenlivost o technicko – organizačních zabezpečení osobních údajů zavedených na fakultě,

d.       všechny dokumenty, pokyny k práci, výstupy práce, data, datové soubory přijímat pouze od a zasílat přímému nadřízenému pracovníkovi prostřednictvím zřízených elektronických identit, tj. fakultních emailů;  a dále prostřednictvím sdílených elektronických složek a kalendářů.

5.       Zaměstnavatel má právo kdykoli upravovat podmínky pro shromažďování, správu, zpracování a ochranu osobních údajů, především v závislosti na platné legislativě. Taková rozhodnutí budou závazná k okamžiku jejich účinnosti i pro zaměstnance pracujícího na dálku. Pro účely tohoto opatření se určuje, že nebudou uzavírány dodatky k dohodě o výkonu práce na dálku. Zaměstnanec však musí být písemně o takových rozhodnutích zaměstnavatele prostřednictvím přímého nadřízeného pracovníka neprodleně informován.    

6.       Při ochraně majetku zaměstnavatele a předcházení škodám platí přiměřeně zákoník práce a vnitřní předpisy Fakulty sociálních věd, Univerzity Karlovy a dokumenty.

 

9. Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP)  

1.       Zaměstnanec si vytváří vlastní pracovní prostředí, kde s maximální péčí odstraňuje možná pracovní a zdravotní rizika.                 

2.       Zaměstnanec je povinen elektrická zařízení řádně instalovat a uvést do provozu v souladu s návodem na používání nebo obvyklými postupy; připojovat elektrická zařízení do sítě odpovídající normovým hodnotám (ČSN); nepoužívat vadné připojovací kabely, rozdvojky.  Umisťovat elektrická zařízení mimo dosah tepelných zdrojů, ohně, přímého slunce, v suchu apod., a udržovat zařízení v provozuschopném stavu.

3.       IT zařízení a jeho umístění na pracovišti zaměstnance musí odpovídat požadavkům kladeným na BOZP, zejména pokud jde o požadavky na zobrazovací jednotku.

4.       Zaměstnanec si pracoviště vytváří odděleně od obytné části svého domova nebo jiného prostředí, kde se bude zdržovat;  na svém pracovišti odstraňuje zaměstnanec kluzké plochy, překážky ze země, ostré předměty.

5.       Zaměstnanec vybaví své pracoviště lékárničkou první pomoci. Výdaje za pořízení a řádné vybavení lékárničky první pomoci hradí zaměstnanec. Zaměstnanec zná číslo tísňové linky 155 pro zavolání rychlé záchranné služby lékařské pomoci.

6.       Zaměstnanec musí být proškolen o zásadách práce na dálku před zahájením práce. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci odborné poradenství BOZP (školení), a dále kdykoli o to zaměstnanec sám požádá. Zaměstnanec má právo požádat zaměstnavatele o provedení inspekční návštěvy na svém pracovišti za účelem prevence BOZP.

7.       Zaměstnanec si rozvrhuje pracovní dobu sám, ale dbá přitom na přestávky v práci na jídlo a odpočinek.

8.       Zaměstnanec je povinen poskytnout patřičnou součinnost pověřenému zástupci zaměstnavatele v otázce prevence rizik domácího pracoviště.

 

10. Úrazy a zajištění první pomoci

1.       Pracovní úraz bude posuzován podle příslušných ustanovení zákoníku práce.

2.       V případě pracovního úrazu se zaměstnanec zavazuje spolupracovat s osobou určenou zaměstnavatelem na vyšetření úrazu.  

3.       Zaměstnanec má povinnost umožnit zaměstnavateli za účelem kontroly BOZP vstoupit na pracoviště, z něhož vykonává práci na dálku, a to na základě předchozího písemného oznámení zaměstnavatele o provedení kontroly, termínu kontroly a identifikaci pověřené osoby k provedení kontroly. Oznámení postačí poslat formou emailového sdělení. 

4.       Je-li práce na dálku vykonávána v bydlišti zaměstnance, lze na pracoviště vstoupit s předchozím souhlasem zaměstnance. Pověřená osoba zaměstnavatele vstupující na takové pracoviště, je povinna počínat si tak, aby co nejvíce šetřila soukromí zaměstnance a kontrola proběhla efektivně a bez zbytečných průtahů.

5.       Odmítnutí souhlasu či znemožnění vstupu zaměstnavatele, resp. pověřené osoby, ke kontrole  BOZP na pracoviště zaměstnance, je důvodem pro odstoupení zaměstnavatele od dohody o výkonu práce na dálku.   

6.       Do tří dnů od provedené kontroly vyhotoví pověřená osoba záznam, v něž uvede zejména jméno zaměstnance, datum, místo kontroly a výsledky kontroly BOZP. V případě zjištěných nedostatků na pracovišti týkajících se BOZP uloží zaměstnavatel písemně zaměstnanci provést nápravu v termínu a rozsahu dle povahy zjištěných nedostatků kontrolovaného pracoviště.  Pokud nebudou nedostatky odstraněny, bude to důvodem pro odstoupení zaměstnavatele od dohody o výkonu práce na dálku.   

7.       Zaměstnanec má právo požádat písemně zaměstnavatele o provedení inspekční návštěvy na svém pracovišti za účelem prevence BOZP. 

 

 Část IV

Závěrečná ustanovení

 

1.       Na pracovní poměr zaměstnance vykonávajícího práci na dálku se vztahuje zákoník práce, právní předpisy pracovního práva, vnitřní předpisy a dokumenty zaměstnavatele a Kolektivní smlouva.

2.       Zaměstnanec pracující na dálku má stejná práva a povinnosti jako ostatní zaměstnanci.

3.       Toto opatření vstupuje v účinnost dnem 2. 1. 2018.

 

PhDr. Jakub Končelík,Ph.D.

děkan

 

Za správnost:

Mgr. Tomáš Gec

tajemník fakulty

 

[1] Nařízení vlády č. 590/2006 Sb., kterým se stanoví okruh a rozsah jiných důležitých osobních překážek v práci