Opatření děkana č. 4/2017

Postup pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na FSV UK

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

 

Opatření děkana č. 4/2017

 

Název:

Postup pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na FSV UK

 

Účinnost:

1. 2. 2017

 

V Praze dne 30. 1. 2017       

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

                        děkan fakulty

 

Postup pro zadávání veřejných zakázek na FSV UK se řídí:

 

 

  • zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“),
  • zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
  • zákon č. 340/ 2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (dále jen „zákon o registru smluv“)
  • opatřením rektora č. 27/ 2016- Pravidla pro zadávání veřejných zakázek v rámci Univerzity Karlovy
  • opatřením děkana č. 33/2016 – Směrnice pro oběh účetních dokladů na FSV UK,
  • pokynem děkana č. 1/2001 – Oprávnění vybraných pracovníků fakulty k nakládání se svěřenými finančními prostředky a dodatkem č. 1 k tomuto pokynu z 25. 4.2005.

 

 

Článek 1

Obecné ustanovení

 

  1. Toto opatření upravuje zadávání veřejných zakázek ve smyslu § 2 zákona, a to zakázek malého rozsahu ve smyslu § 27 a § 31 zákona.

  2. Zadavatelem veřejné zakázky je Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd, zastoupená děkanem fakulty. Univerzita Karlova- Fakulta sociálních věd je veřejným zadavatelem ve smyslu § 4 odst. 1 písm. e) zákona.

  3. Veřejnou zakázkou malého rozsahu se v souladu s § 27 zákona rozumí zadávání veřejných zakázek na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou rovnou nebo nižší než 2.000.000 Kč bez DPH a veřejných zakázek na stavební práce s předpokládanou hodnotou rovnou nebo nižší než 6.000.000 Kč bez DPH.

  4. V případě zadávání podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek je zadavatel povinen postupovat plně v souladu s příslušnými ustanoveními zákona.

  5. V případě, že je veřejná zakázka hrazená byť částečně z dotace z peněžních prostředků Evropské unie nebo z peněžních prostředků veřejného zadavatele dle § 4 odst. 1 zákona, je zadavatel povinen při realizaci výběrového řízení postupovat také v souladu s příslušnými pravidly takové dotace.

  6. Zadávání veřejných zakázek řídí a koordinuje tajemník fakulty, administrativním a organizačním zajištěním zadávání veřejných zakázek je pověřeno referát veřejných zakázek. Ředitelé institutů, vedoucí dalších součástí, řešitelé grantových projektů (pracovníci oprávnění děkanem fakulty k nakládání se svěřenými finančními prostředky) a vedoucí součástí děkanátu jsou povinni poskytnout potřebnou součinnost při zadávaní veřejných zakázek.

  7. Zadávání veřejných zakázek v běžném kalendářním roce vyplývá z dlouhodobého záměru fakulty, schváleného rozpočtu včetně kapitálového, a dále ze schválených grantových projektů.

  8. V jednotlivých případech může rektor Univerzity Karlovy stanovit, že zakázka bude zadána jako celouniverzitní.

  9. Rektorát, jednotlivé fakulty, včetně zadavatele, se mohou dohodnout na provedení centralizovaného zadávání veřejných zakázek na nákup či obměnu určitých komodit.

 

 

Článek 2

Definice pojmů

 

  1. Veřejnou zakázkou je zakázka definovaná ustanovením § 2 zákona, tedy uzavření úplatné smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem, z níž vyplývá povinnost dodavatele poskytnout dodávky, služby nebo stavební práce.

  2. Za veřejnou zakázku se nepovažuje uzavření smlouvy, kterou se zakládá pracovněprávní nebo jiný obdobný vztah, nebo smlouvy upravující spolupráci zadavatelů dle § 2 zákona.

  3. Zadáním veřejné zakázky se pro účely tohoto opatření rozumí završení procesu zadávání analogicky dle ustanovení § 2 zákona.

  4. Veřejné zakázky se podle předmětu dělí způsobem dle § 2 a § 14 zákona na veřejné zakázky na dodávky, veřejné zakázky na služby a veřejné zakázky na stavební práce. Veřejné zakázky se podle výše jejich předpokládané hodnoty dělí způsobem analogicky dle § 16 zákona na veřejné zakázky nadlimitní, podlimitní a veřejné zakázky malého rozsahu.

  5. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je zadavatelem předpokládaná výše úplaty za plnění veřejné zakázky vyjádřená v penězích. Zadavatel stanoví předpokládanou hodnotu analogicky dle § 16 až § 23 zákona. Výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky musí být součástí výzvy nebo zadávacích podmínek k veřejné zakázce a je stanovena bez DPH.

  6. Veřejná zakázka malého rozsahu, která v souladu s ustanovením § 31 zákona nemusí být zadávána postupem dle zákona, musí být zadána podle tohoto opatření a realizována na základě písemné smlouvy nebo písemné objednávky. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu musí být vždy dodržovány zásady zadávání veřejných zakázek dle § 6 zákona.

  7. Výběrovým řízením se rozumí postup, který musí zadavatel dodržet při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu až do uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem. Zadávacím řízením se rozumí postup, který musí zadavatel dodržet při zadávání veřejné zakázky zadávané postupem dle zákona až do uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem.

  8. Dodavatelem se pro účely tohoto opatření rozumí osoba definovaná v ustanovení § 5 zákona.

  9. Účastníkem se pro účely tohoto opatření rozumí osoba definovaná v ustanovení § 47 zákona.

  10. Profilem zadavatele se v souladu s § 28 odst. 1 písm. j) zákona rozumí elektronický nástroj, který umožňuje neomezený dálkový přístup a na kterém zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám, a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek. Požadavky na náležitosti profilu zadavatele jsou upraveny v prováděcím předpise k zákonu.

  11. Předběžnou tržní konzultací se analogicky dle § 33 zákona rozumí zadavatelem vedení tržní konzultace s odborníky či dodavateli s cílem připravit zadávací podmínky a informovat dodavatele o svých požadavcích a záměrech za záruky neohrožení hospodářské soutěže. Informace v zadávacích podmínkách, které jsou výsledkem předběžné tržní konzultace, musí být analogicky dle § 36 odst. 4 zákona označeny spolu s identifikací osob, které se na tržní konzultaci podílely.

  12. Elektronickým tržištěm se rozumí webová aplikace, která umožňuje zadávání veřejných zakázek.

  13. Příkazcem operace je vždy vedoucí zaměstnanec oprávněný hospodařit s ucelenou částí rozpočtu (děkan, tajemník fakulty, proděkan, ředitel institutu, vedoucí součástí, řešitelé rozpočtových a mimorozpočtových grantů, anebo pověřený vedoucí zaměstnanec oprávněný k nakládání s prostředky konkrétního pracoviště nebo projektu).

  14. Správcem rozpočtu je vedoucí zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu fakulty a dalších součástí (vedoucí EO) nebo jeho části (tajemník institutu nebo součásti)nebo pověřený zaměstnanec další součásti či odboru fakulty (vedoucí oddělení vědy, projektový účetní apod.).

  15. Pověřenou osobou zadavatele je tajemník fakulty.

  16. Zadávajícím útvarem je útvar fakulty, v jehož působnosti je zabezpečení dodávek, služeb nebo stavebních prací, které mají být předmětem veřejné zakázky, nebo který plnění z veřejné zakázky potřebuje pro zajištění svých úkolů. Zadávající útvar musí mít zajištěno financování veřejné zakázky.  Zadávající útvar odpovídá zejména za stanovení věcných a odborných parametrů zadávacích podmínek.

  17. Pracovištěm veřejných zakázek v rámci fakulty je referát veřejných zakázek nebo takoví pracovníci, kteří mají ve své působnosti přípravu, organizaci či administraci veřejných zakázek v rámci fakulty (dále také jako „zodpovědný pracovník“). Pracoviště veřejných zakázek zajišťuje v součinnosti se zadávajícím útvarem přípravu, organizaci a administraci veřejných zakázek. Pracoviště veřejných zakázek odpovídá zejména za soulad zadávacích podmínek a procesního postupu při zadávání veřejných zakázek se zákonem a tímto opatřením.

  18. Písemnou formou se rozumí pro účely tohoto opatření listinná nebo elektronická forma, včetně emailové či obdobné komunikace, např. prostřednictvím datové schránky, elektronického nástroje či elektronického tržiště, přičemž elektronický podpis není povinnou náležitostí.

  19. Klasifikace CPV představuje schválené položky zboží a služeb, které jsou předmětem trhu veřejných zakázek. Seznam komodit je prostřednictvím číselníku NIPEZ uspořádaný do hierarchické stromové struktury, která sdružuje komodity do typizovaných skupin a kategorií. Umožňuje tak danou položku jednoznačně klasifikovat a předejít neoprávněnému dělení předmětu veřejných zakázek. Číselník NIPEZ je uveden na webových stránkách http://ciselnik.nipez.cz/.

 

 

Článek 3

Zásady zadávání veřejných zakázek

 

  1. Při nakládání s finančními prostředky dle tohoto opatření zadavatel vždy dodržuje základní zásady pro zadávání veřejných zakázek dle § 6 zákona. Tedy zásadu transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.

  2. Při postupu je zadavatel povinen dodržovat zásady transparentnosti a přiměřenosti.

  3. Ve vztahu k dodavatelům je zadavatel povinen dodržovat zásady rovného zacházení a zákazu diskriminace.

  4. Zadavatel nesmí omezovat účast ve výběrovém řízení těm dodavatelům, kteří mají sídlo v členském státě Evropské unie, Evropského hospodářského prostoru nebo Švýcarské konfederace, nebo jiném státě, který má s Českou republikou či Evropskou unií uzavřenu mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelů z těchto států k zadávané veřejné zakázce.

  5. Zadavatel i všichni jeho zaměstnanci jsou povinni jednat s péčí řádného hospodáře.

  6. Zadavatel je současně povinen dodržovat zásady 3E, neboli účelnosti, hospodárnosti a efektivity.

 

 

Článek 4

Výjimky

 

  1. Ustanovení tohoto opatření se neuplatní, pokud je zadavatel povinen postupovat dle jiných pravidel například operačních programů, které stanoví přísnější podmínky odlišné od výše uvedeného.

  2. Ustanovení tohoto opatření se dále nepoužijí v případě, že se jedná o veřejnou zakázku, kterou zadavatel není povinen v souladu s §§ 29 až 30 zadávat podle zákona. V takových případech zadavatel postupuje analogicky dle zákona.

  3. Zadavatel současně je oprávněn postupovat mimo toto opatření v případech, kdy požadované plnění nepřesáhne hranici stanovenou zákonem pro režim veřejné zakázky malého rozsahu a současně je nezbytné zajistit takové plnění bez zbytečného odkladu z důvodů, které sám zadavatel nezavinil a nemohl je při náležité péči předvídat.

  4. Obecnou výjimku z postupu zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dle tohoto opatření schvaluje děkan fakulty na základě písemné žádosti s odůvodněním.

 

 

Článek 5

Stanovení předpokládané hodnoty zakázky

 

  1. Při stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky postupuje zadavatel analogicky dle § 16 až 23 zákona.

  2. Zadavatel je povinen sčítat předpokládané hodnoty zakázek, jejichž předmětem jsou pravidelně pořizované nebo trvající dodávky nebo služby v souladu s § 19 zákona, vyjma zakázek s takovým plněním, jehož jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá, zadavatel ji pořizuje opakovaně dle svých aktuálních potřeb.

  3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky, jejímž předmětem jsou pravidelně pořizované nebo trvající dodávky nebo služby, se stanoví jako skutečná cena uhrazená zadavatelem za dodávky nebo služby stejného druhu během předcházejících 12 měsíců nebo předchozího účetního období, které je delší než 12 měsíců, upravená o změny množství nebo cenách, nebo jako součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek a služeb jednotlivých dodávek a služeb, pokud nemá předchozí údaje zadavatel k dispozici.

  4. Zadavatel může rozdělit veřejnou zakázku na více částí, pokud tím neobejde povinnosti stanovené zákonem. Pokud zadavatel zadává více částí veřejné zakázky v jednom zadávacím či výběrovém řízení, vymezí rozsah těchto částí a stanoví pravidla pro účast dodavatele v jednotlivých částech a pro zadání těchto částí.

  5. Zakázka na dodávky, služby a stavební práce nesmí být účelově dělena tak, aby hodnota takto rozdělených zakázek byla nižší než limity stanovené tímto opatřením.

  6. Pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na dodávky a služby je rozhodná u smlouvy na dobu neurčitou předpokládaná hodnota výše úplaty za 48 měsíců.

  7. Předpokládané hodnota se vždy stanoví jako cena bez daně z přidané hodnoty.

 

 

Článek 6

Veřejné zakázky spolufinancované z rozpočtu Evropské unie

 

  1. Při zadávání veřejných zakázek u projektů spolufinancovaných nebo s předpokládaným spolufinancováním z rozpočtu Evropské unie nebo z obdobných cizích prostředků postupuje zadavatel rovněž podle stanovených pravidel Evropské unie či podle jiných obdobných pravidel.

  2. V případě rozporu tohoto opatření se stanovenými pravidly Evropské unie či jinými obdobnými pravidly (zejména s pravidly operačních programů) je zadavatel povinen se řídit přísnější úpravou.

  3. V případě, že veřejná zakázka je financována ze 100 % z cizích prostředků, postupuje zadavatel podle pravidel stanovených pro poskytování těchto cizích prostředků. Toto opatření se v takovém případě nepoužije.

 

 

Článek 7

Kategorie veřejných zakázek malého rozsahu

Zakázky malého rozsahu dle tohoto opatření se podle výše předpokládané hodnoty dělí do následujících kategorií:

 

I. kategorie:

 

  • zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota je rovna nebo nepřesahuje 100.000,- Kč bez DPH

  • zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota je rovna nebo nepřesahuje 200.000,- Kč bez DPH

 

(dále jen „Zakázky I. kategorie“)

 

II. kategorie:

 

  • zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 100.000,- Kč bez DPH a je rovna nebo nepřesahuje 400.000 Kč bez DPH
  • zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 200.000,- Kč bez DPH a je rovna nebo nepřesahuje 2.000.000 Kč bez DPH

 

(dále jen „Zakázky II. kategorie“)

 

III. kategorie

 

  • zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 400.000,- Kč bez DPH a je rovna nebo nepřesahuje 2.000.000 Kč bez DPH
  • zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 2.000.000,- Kč bez DPH a je rovna nebo nepřesahuje 6.000.000 Kč bez DPH

 

(dále jen „Zakázky III. kategorie“)

 

Článek 8

Zakázky I. Kategorie

 

  • Pro zadání Zakázky I. Kategorie není zadavatel povinen realizovat výběrové řízení. Je však povinen dodržet své povinnosti mu stanovené obecnými závaznými právními předpisu, jako například zákonem o registru smluv.
  • Zadavatel je oprávněn zakázku zadat Zakázku I. Kategorie formou přímé objednávky bez provedení průzkumu trhu. Odpovědný pracovník zadavatele je povinen postupovat v souladu s opatřením děkana č. 33/2016Směrnice pro účetní oběh dokladů na FSV. Postačí, aby byl uskutečněný výdaj doložen účetními doklady, resp. účetními záznamy podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Z účetního dokladu musí být zřejmý zejména předmět zakázky, množství dodaného plnění a cena plnění.
  • Pracovník zadávajícího útvaru nesmí opomenout skutečnost, že na vystavenou objednávku bude vždy navazovat i faktura, která bude obsahovat podrobnou specifikaci plnění předmětu veřejné zakázky.

 

 

Článek 9

Postup při zadávání Zakázek I. Kategorie

 

  1. Pracoviště veřejných zakázek objedná na návrh pracovníka zadávajícího útvaru písemnou formou plnění předmětu zakázky u jednoho dodavatele.

  2. Pracovník zadávajícího útvaru je povinen při výběru dodavatele dodržovat zásady zadávání veřejných zakázek. Na vyžádání zadavatele je dále povinen doložit způsob výběru dodavatele veřejné zakázky;

  3. Objednávka musí obsahovat minimálně následující náležitosti v souladu se vzorovou objednávkou zadavatele, která je zveřejněna na následující adrese http://intranet.fsv.cuni.cz/FSVINT-2248.html#4:

     

    • identifikační údaje zadavatele

    • identifikační údaje dodavatele

    • specifikaci předmětu veřejné zakázky včetně vymezení technických a jiných podmínek a kvantifikace (množství, druhu, popisu činností, apod.)

    • termíny plnění

    • místo plnění

    • požadavky na nabídkovou cenu a fakturaci

    • platební podmínky

    • další podmínky (dle potřeby)

     

  4. Zadavatel může objednávku před započetím plnění zrušit. Objednávku vždy podepisuje pověřená osoba zadavatele.

  5. Zadavatel může současně dobrovolně postupovat v přísnějším režimu pro zadávání veřejných zakázek. Zadavatel si dále může v odůvodněných případech vyžádat zajištění smluvního vztahu formou smlouvy o dílo včetně doložení kvalifikačních předpokladů u vybraného dodavatele.

 

 

Článek 10

Zakázky II. Kategorie

 

  1. Zadavatel je povinen zadat Zakázku II. kategorie, jejíž předpokládaná hodnota nepřesahuje nebo je rovna 200 000,- Kč bez DPH na dodávky a služby nebo nepřesahuje nebo je rovna 400 000,- Kč bez DPH na stavební práce formou přímé objednávky. Objednávku může nicméně zadavatel nahradit u Zakázek II. kategorie dle tohoto odstavce i písemnou smlouvou.

  2. Zadavatel je povinen zadat Zakázku II. kategorie, jejíž předpokládaná hodnota přesahuje hodnoty uvedené v předchozím odstavci zadat na základě výsledků průzkumu trhu dle článku 12 tohoto opatření. Výsledkem zadání Zakázky II. kategorie dle tohoto odstavce je uzavření písemné smlouvy s dodavatelem.

  3. Zadavatel je současně oprávněn zadat Zakázku II. kategorie formou uzavřené výzvy, na elektronickém tržišti, případně otevřenou výzvou zveřejněnou na profilu zadavatele, případně ve Věstníku veřejných zakázek.

  4. Zadavatel je oprávněn realizovat veřejnou zakázku i jiným vhodným způsobem analogicky dle zákona, pokud tento způsob bude náležitě písemně odůvodněn. K tomuto způsobu udělí předchozí písemný děkan fakulty.

  5. Je-li výsledkem zadání Zakázky II. kategorie písemná objednávka, musí splňovat všechny náležitosti dle článku 9. Bude- li výsledkem zadání Zakázky II. kategorie uzavření písemné smlouvy, musí ta splňovat náležitosti dle článku 21 tohoto opatření.

 

 

Článek 11

Postup při zadávání Zakázek II. Kategorie

 

  1. Pracovník zadávajícího útvaru vyzve při realizaci průzkumu trhu na základě návrhu pracovníka zadávajícího útvaru písemnou formou min. 3 potenciální dodavatele předmětu plnění veřejné zakázky.

  2. Průzkum trhu i písemné zdůvodnění musí být doložitelné písemnou formou.

  3. Zadavatel může vyzvat pouze 1 dodavatele, je-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky. Pracovník zadávajícího útvaru toto doloží podrobným písemným zdůvodněním. K tomuto způsobu zadání veřejné zakázky udělí předchozí písemný souhlas děkan fakulty, resp. potvrzení této skutečnosti, např. v případě, že se jedná o jediného a výhradního dodavatele předmětu veřejné zakázky v České republice.

  4. Zadavatel provede průzkum trhu u méně než 3 dodavatelů, pokud nelze z objektivních důvodů takový postup dodržet. Takovou skutečnost je nezbytné písemně odůvodnit.

 

 

Článek 12

Průzkum trhu

 

  1. Průzkum trhu provádí zadavatel na základě rešerše nabídek nejméně 3 dodavatelů, o kterých má informace, že jsou způsobilí požadované plnění poskytnout. Zadavatel nesmí provádět průzkum trhu u opakovaně stejného okruhu dodavatelů (tj. oslovovat stále stejné dodavatele i pro podobná plnění). Za dodavatele způsobilého poskytovat požadované plnění se považuje takový dodavatel, o kterém se lze na základě dostupných informací domnívat, že může být schopný požadované plnění poskytnout.

  2. Průzkum trhu musí být zachycen v písemné podobě a musí z něho vyplývat, že zadavatelem porovnané nabídky jsou porovnatelné. Nabídky nebudou považovány za porovnatelné, pokud budou obsahovat odlišný rozsah plnění, odlišné podstatné technické parametry nebo výrazně jiné obchodní podmínky, které mohou mít vliv na výhodnost nabídky. Písemná podoba průzkumu trhu bude zachována i v případě zachyceného průzkumu webových stránek dodavatele.

  3. Vzorový formulář pro záznam z průzkumu trhu tvoří přílohu č. 2 tohoto opatření.

 

 

Článek 13

Zakázky III. Kategorie

 

  1. Zadavatel je povinen zadat Zakázku III. kategorie ve výběrovém řízení postupem platným pro tzv. uzavřenou výzvu. V uzavřené výzvě zadavatel vyzývá nejméně 5 potenciálních dodavatelů k podání nabídky. Zadavatel vyzve pouze takové dodavatele, o kterých má informace, že jsou způsobilí požadované plnění poskytnout. Zadavatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není- li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či zvláštními okolnostmi.

  2. Zadavatel může vyzvat pouze 1 dodavatele, je-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky. K tomuto způsobu zadání veřejné zakázky udělí předchozí písemný souhlas děkan fakulty, resp. potvrzení této skutečnosti, např. v případě, že se jedná o jediného a výhradního dodavatele předmětu veřejné zakázky v České republice.

  3. Zadavatel je současně oprávněn zadat Zakázku III. kategorie na elektronickém tržišti, kdy osloví počet potenciálních dodavatelů dle odst. 1 tohoto článku, případně otevřenou výzvou zveřejněnou na profilu zadavatele, případně ve Věstníku veřejných zakázek.

  4. Zadavatel je oprávněn realizovat veřejnou zakázku i jiným vhodným způsobem analogicky dle zákona, pokud tento způsob bude náležitě písemně odůvodněn. K tomuto způsobu udělí předchozí písemný souhlas děkan fakulty.

  5. Před zahájením Zakázky III. kategorie je nezbytné, aby pracovník zadávajícího útvaru měl správcem rozpočtu odsouhlasené předběžné schválení veřejné zakázky, které tvoří přílohu č. 1 tohoto opatření. 

 

 

Článek 14

Postup při zadávání Zakázek III. Kategorie

 

  1. Pracoviště veřejných zakázek zadavatele vyzve na základě návrhu pracovníka zadávajícího útvaru prostředky písemnou formou min. 5 potenciálních dodavatelů předmětu plnění veřejné zakázky.

  2. Výzva a zadávací podmínky, případně oznámení k veřejné zakázce, k Zakázce III. kategorie musí obsahovat náležitosti dle článku 15 uvedené níže. Výzva musí být shodná pro všechny dodavatele a musí jim být odeslána ve stejný den. Výzva bude vždy podepsána děkanem fakulty.

  3. Minimální lhůta pro podání nabídek je 8 pracovních dnů ode dne odeslání výzvy. Výzva musí být dodavatelům odeslána písemně prokazatelným způsobem. Za písemnou formu je považováno i odeslání elektronickými prostředky, např. datovou schránkou nebo e-mailem. Poslední den lhůty musí vždy uběhnout celý.

  4. Zadavatel poskytne vysvětlení zadávacích podmínek u Zakázek III. Kategorie, pokud dodavatel doručí písemnou žádost o ně nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Vysvětlení zadávacích podmínek může zadavatel poskytnout i bez předchozí žádosti. Zadavatel odešle vysvětlení zadávacích podmínek dodavatelům do 2 pracovních dnů. Vysvětlení zadávacích podmínek, včetně přesného znění požadavku, odešle zadavatel současně všem dodavatelům, které vyzval v rámci uzavřené výzvy, nebo uveřejní vysvětlení zadávacích podmínek stejným způsobem, jakým uveřejnil oznámení Zakázky III. Kategorie (např. na profilu zadavatele či na elektronickém tržišti).

  5. Ustanovená hodnotící komise provede otevírání nabídek, jejich posouzení a hodnocení.

  6. Zadavatel na základě výsledku hodnocení rozhodne o výběru dodavatele a oznámení o výběru dodavatele zašle všem dodavatelům, kteří řádně podali nabídku.

  7. Zadavatel následně s vybraným dodavatelem uzavře písemnou smlouvu na plnění předmětu veřejné zakázky.

  8. Zadavatel primárně nebude u Zakázek III. Kategorie o nabídkách dodavatelů s nimi jednat. Pokud taková skutečnost nastane, bude postupovat analogicky dle příslušných ustanovení zákona pro konkrétní druh zadávacího řízení, které takové jednání o nabídkách připouští.

 

 

Článek 15

Výzva k podání nabídky a zadávací podmínky k Zakázce III. kategorie

 

  1. Výzva k podání nabídky (oznámení uzavřené výzvy) představuje nedílnou součást zadávacích podmínek pro Zakázky III. Kategorie definovaných tímto opatřením. Níže uvedené náležitosti musí případně obsahovat i zadávací podmínky, pokud se zadavatel rozhodne Zakázku III. kategorie zadat prostřednictvím otevřené výzvy.

  2. Výzva k podání nabídky může být potenciálním dodavatelům zaslána jakoukoli prokazatelnou formou, postačí i e-mailem.

  3. Zadavatel komunikuje s dodavateli především písemně. U zakázek III. kategorie nemůže zadavatel připustit podání nabídky prostřednictvím emailu.

  4. Výzva k podání nabídky musí obsahovat minimálně následující náležitosti:

     

    • identifikační údaje zadavatele,

    • informaci, že se jedná o veřejnou zakázku malého rozsahu mimo působnost zákona,

    • název veřejné zakázky,

    • druh veřejné zakázky,

    • předmět veřejné zakázky,

    • dobu a místo plnění veřejné zakázky,

    • požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny,

    • podmínky a požadavky na zpracování nabídky, tj. jaké údaje týkající se předmětu zakázky a jeho realizace mají dodavatelů v nabídkách uvést, aby mohl dodavatel posoudit soulad nabídky se zadávacími podmínkami,

    • místo a lhůtu pro podání nabídky,

    • v případě veřejných zakázek na stavební práce u Zakázek III. kategorie, požaduje zadavatel i prokázání základní a profesní způsobilosti analogicky dle ustanovení § 74 a § 77 odst. 1 zákona, prokázání postačí formou čestného prohlášení dodavatele,

    • základní kritérium hodnocení a případně dílčí kritéria hodnocení,

    • požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští,

    • požadovaný obsah nabídky,

    • závazný návrh smlouvy na realizaci plnění,

    • informaci o poskytování vysvětlení zadávacích podmínek.

     

  5. Zadávací podmínky mohou dále obsahovat zejména:

     

    • požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele,

    • požadavky na identifikaci případných poddodavatelů a věcné vymezení jejich plnění,

    • informaci o možnosti posuzovat nabídkovou cenu z hlediska mimořádně nízké nabídkové ceny analogicky dle § 113 zákona,

    • vyhrazení práva zadavatele zrušit výzvu k podání nabídky a tím i celé výběrové řízení.

     

 

  

    

 

Článek 16

Kritéria hodnocení

 

  1. Zadavatel jako základní hodnotící kritérium vždy stanoví ekonomickou výhodnost nabídku analogicky dle § 114 zákona.

  2. Ekonomická výhodnost nabídek se hodnotí na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality, včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality. Zadavatel může ekonomickou výhodnost nabídky hodnotit také podle nejnižší nabídkové ceny nebo nejnižších nákladů životního cyklu.

  3. Zadavatel stanoví vždy dílčí hodnotící kritéria tak, aby vyjadřovala vztah užitné hodnoty a ceny. Dílčí hodnotící kritéria se musí vztahovat k nabízenému plnění zakázky. Mohou jimi být zejména nabídková cena, kvalita, technická úroveň nabízeného plnění, estetické a funkční vlastnosti, vlastnosti plnění z hlediska vlivu na životní prostředí, vliv na zaměstnanost osob se zdravotním postižením, provozní náklady, návratnost nákladů, záruční a pozáruční servis, zabezpečení dodávek, dodací lhůta nebo lhůta pro dokončení. Dílčím hodnotícím kritériem nemohou být kvalifikační předpoklady (mimo hodnocení organizace, kvalifikace nebo zkušenosti osob, které se mají přímo podílet na plnění veřejné zakázky, analogicky dle § 116 odst. 2 písm. e) zákona), dále smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele, nebo platební podmínky.

  4. Pro zajištění transparentnosti výběrového řízení je nezbytné stanovit, jaké údaje či parametry z nabídek budou předmětem hodnocení a jakým způsobem bude hodnocení provedeno.

 

 

Článek 17

Hodnotící komise

 

  1. Při zadávání Zakázek III. kategorie je zadavatel povinen k otevírání, posouzení a hodnocení nabídek jmenovat alespoň tříčlennou hodnotící komisi a jednoho náhradníka členů.

  2. Jmenování hodnotící komise zajistí děkan fakulty na základě návrhu předloženého pracovištěm veřejných zakázek ve spolupráci se zadávajícím útvarem.

  3. Členem hodnotící komise je vždy nejméně jeden pracovník pracoviště veřejných zakázek a nejméně jeden pracovník zadávajícího útvaru. Je-li to odůvodněno předmětem zakázky, musí mít osoba provádějící hodnocení nabídek nebo alespoň jeden člen hodnotící komise příslušnou odbornost ve vztahu k předmětu zakázky.  

  4. Členové hodnotící komise nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce ve střetu zájmů analogicky dle § 44 zákona. Tuto skutečnost potvrdí na svém prvním jednání podpisem čestného prohlášení. Členové hodnotící komise jsou také povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se v souvislosti se svým působením v hodnotící komisi dozvědí.

  5. Hodnotící komise rozhoduje na základě většinového hlasování prostou většinou hlasů všech přítomných členů.

  6. Hodnotící komise může pro účely posouzení a hodnocení nabídek požadovat stanovisko Přizvaného poradce. Přizvaný poradce nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce a k účastníkům ve střetu zájmů ve smyslu § 44 zákona, o čemž učiní čestné prohlášení.

 

 

Článek 18

Otevírání, hodnocení a posouzení nabídek

 

  1. Hodnotící komise provede u Zakázek III. kategorie otevírání nabídek po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Otevírají se pouze nabídky, které byly doručené zadavateli ve lhůtě pro podání nabídek.

  2. Při otevírání nabídek hodnotící komise zkontroluje, zda byly nabídky podány ve lhůtě pro podání nabídek a zda byly podány v řádně uzavřené a označené obálce.

  3. Posouzení nabídek spočívá v posouzení, zda nabídka vyhověla požadavkům zadavatele vymezených v zadávacích podmínkách.

  4. Při posouzení nabídek hodnotící komise dále posuzuje, zda nebyla podána nabídka, která obsahuje mimořádně nízkou nabídkovou cenu.

  5. Pokud hodnotící komise posoudí nabídkovou cenu účastníka jako mimořádně nízkou, vyžádá si od účastníka písemné zdůvodnění těch částí nabídky, které jsou pro výši nabídkové ceny podstatné. Po písemném zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny může být účastník výběrového řízení přizván na jednání za účelem vysvětlení předloženého zdůvodnění.

  6. Neshledá-li hodnotící komise ani po písemném zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny účastníkem, ani po případném vysvětlení účastníkem, dostatečné důvody, které by odůvodňovaly nabídnutí mimořádně nízké nabídkové ceny, může být tato nabídka vyřazena.

  7. Jestliže je nabídka shledána nejasnou nebo neúplnou, může být účastník vyzván k jejímu doplnění nebo objasnění. Doplněním nebo objasněním nabídek nesmí být změněna nabídková cena a/nebo údaje a informace, které jsou předmětem hodnocení.

  8. V případě, že účastník nabídku v dodatečné lhůtě nedoplní nebo neobjasní, případně zadavatel nepromine pozdní doplnění nebo objasnění, musí být tato nabídka vyřazena.

  9. Hodnocení nabídek provádí hodnotící komise podle hodnotících kritérií uvedených v zadávacích podmínkách.

  10. Hodnocení nabídek může být provedeno před jejich posouzením, v takovém případě dojde k posouzení minimálně té nabídky, která byla podána účastníkem, se kterým má být uzavřena smlouva. Tato skutečnost je v takovém případě uvedena v Protokolu.

  11. Zadavatel rozhodne o novém posouzení a hodnocení nabídek, pokud zjistí, že hodnotící komise porušila postup stanovený tímto opatřením. Pro nové posouzení a hodnocení nabídek může zadavatel ustanovit jinou hodnotící komisi, případně provede nové posouzení a hodnocení nabídek sám.

 

 

Článek 19

Protokol o otevírání, posouzení a hodnocení nabídek

 

  1. Z otevírání, posouzení a hodnocení nabídek vypracuje hodnotící komise Protokol o otevírání, posouzení a hodnocení nabídek.

  2. Protokol bude obsahovat minimálně:

     

    • Identifikační údaje zadavatele,

    • Název veřejné zakázky,

    • Údaj o členech hodnotící komise,

    • Čestné prohlášení o vyloučení střetu zájmů a mlčenlivosti členů hodnotící komise,

    • Seznam doručených nabídek, včetně identifikačních údajů dodavatelů,

    • Údaje o otevírání obálek s nabídkami (minimálně datum, čas, místo),

    • Seznam dodavatelů, kteří byli vyzváni k doplnění/objasnění nabídky,

    • Popis způsobu a odůvodnění hodnocení nabídek,

    • Výsledek hodnocení,

    • Posouzení nabídky vybraného dodavatele z pohledu požadavků vymezených zadavatelem ve výzvě a zadávacích podmínkách (posouzení kritérií kvalifikace, posouzení nabídek),

    • Seznam vyřazených nabídek a zdůvodnění jejich vyřazení, pokud byly nějaké nabídky vyřazeny,

    • Podpisy členů hodnotící komise.     

     

 

 

Článek 20

Oznámení výběru dodavatele

 

  1. Na základě výsledku výběrového řízení v souladu s Protokolem vypracuje hodnotící komise Oznámení o výběru dodavatele.

  2. V Oznámení budou uvedeny identifikační údaje všech účastníků, jejichž nabídka byla hodnocena, výsledek hodnocení, z něhož je zřejmé pořadí nabídek, a identifikační údaje vybraného.

  3. Oznámení o výběru dodavatele podepisuje děkan fakulty, kterému bude předloženo spolu s Protokolem pracovištěm veřejných zakázek.

  4. Oznámení o výběru dodavatele bude písemně oznámeno všem dodavatelům, kteří podali nabídku v příslušné veřejné zakázce. Oznámení o výběru dodavatele může být účastníkům sděleno formou prostého emailu.

 

 

Článek 21

Náležitosti smlouvy

 

  1. Smlouva uzavřená s dodavatelem na plnění veřejné zakázky ve výši nad 50.000 Kč bez DPH musí mít písemnou formu a musí obsahovat tyto náležitost, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak:

     

    • označení názvu smlouvy a její evidenční číslo,

    • označení smluvních stran

    • předmět plnění (konkretizovaný kvantitativně i kvalitativně),

    • cenu bez DPH, cenu včetně DPH, sazbu a výši DPH

    • dobu a místo plnění

    • smlouva musí být uzavřena dle právního řádu České republiky a řídit se tímto režimem,

    • musí v případě, že při plnění veřejné zakázky dochází ke vzniku autorského díla, průmyslového či užitného vzoru, vynálezu apod., obsahovat taková smluvní ujednání, která vyloučí omezení počtu možných dodavatelů předmětu plnění jiné veřejné zakázky zadávané v budoucnu (např. ujednání o poskytnutí licence ke všem způsobům užití autorského díla v neomezeném rozsahu včetně oprávnění k udělení podlicence apod.),

    • další náležitosti dle konkrétního smluvního typu podle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších přepisů, zejména:

       

      1. ujednání o smluvní pokutě,

      2. reklamace vad,

      3. záruky, pojištění,

      4. případné ustanovení o zveřejnění smlouvy,

      5. platnost smlouvy, podmínky výpovědi a odstoupení od smlouvy apod.

       

     

  2. Smlouva na plnění veřejné zakázky nesmí obsahovat:

     

    • rozhodčí doložku s výjimkou smlouvy uzavřené na základě nákupu přes komoditní burzy,

    • taková smluvní ujednání, která by způsobila výlučné či zvýhodněné postavení dodavatele, s nímž má být smlouva uzavřena, oproti jiným dodavatelům při zadávání jiné veřejné zakázky zadávané v budoucnu,

    • ustanovení o nemožnosti vypovězení smlouvy nebo takové ustanovení, podle kterého by vypovězení smlouvy bylo obtížně proveditelné.

     

  3. Splnění povinností dle odst. 1. a 2. tohoto článku zajišťuje zadávající útvar uvedením těchto požadavků jako obchodních podmínek v zadávací dokumentaci, nebo v návrhu smlouvy, popřípadě ve výzvě.

  4. V odůvodněných případech se může zadávající útvar od povinností uvedených v odst. 1. a 2. tohoto článku odchýlit. V takovém případě je zadávající útvar povinen písemně před zahájením výběrového řízení tuto odchylku odůvodnit a přiložit k dokumentaci veřejné zakázky.

  5. Smlouvu za zadavatele vždy podepisuje děkan fakulty.

 

 

Článek 22

Uzavření smlouvy s dodavatelem

 

  1. V případě uzavírání smlouvy u Zakázek III. kategorie platí, že zadavatel je oprávněn uzavřít smlouvu pouze s dodavatelem, který podal vítěznou nabídku. V případě, že dodavatel odmítne uzavřít smlouvu nebo neposkytne zadavateli dostatečnou součinnost, může zadavatel uzavřít smlouvu s dodavatelem dalším v pořadí. Tento postup může zadavatel využít i opakovaně. Smlouva musí být uzavřena v souladu se zadávacími podmínkami výběrového řízení a nabídkou vybraného dodavatele. Za nedostatečnou součinnost je považována skutečnost, kdy vybraný dodavatel nereaguje žádným způsobem na písemné výzvy zadavatele. Zadavatel neposkytnutí dostatečné součinnosti vybraného dodavatele dokládá do dokumentace k veřejné zakázce formou čestného prohlášení.

  2. Zadavatel nesmí umožnit podstatnou změnu práv a povinností plynoucích ze smlouvy, kterou uzavřel na plnění veřejné zakázky. Při posuzování, zda se jedná o podstatnou nebo nepodstatnou změnu, zadavatel postupuje analogicky dle § 100 a § 222 zákona.

  3. Zadavatel nesmí uzavřít smlouvu s vybraným dodavatelem:

     

    • pokud se na zpracování nabídky vybraného dodavatele podílel zaměstnanec zadavatele či člen statutárního orgánu zadavatele, statutární orgán zadavatele, člen řídícího orgánu zadavatele, člen realizačního týmu projektu či osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na zadání předmětné veřejné zakázky, nebo

    • respektive s vybraným dodavatelem ve sdružení, který je zaměstnancem zadavatele či členem realizačního týmu či osobou, která se na základě smluvního vztahu podílela na zadání předmětné veřejné zakázky, nebo

    • jehož poddodavatelem je osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na zadání předmětné veřejné zakázky, zejména zaměstnanec zadavatele nebo člen realizačního týmu.

     

 

 

 

Článek 23

Zrušení výběrového řízení

 

  1. Zadavatel je oprávněn výběrové řízení kdykoliv zrušit, a to i bez udání důvodů, nejpozději však do uzavření smlouvy. O zrušení výběrového řízení je zadavatel povinen písemně informovat všechny dodavatele, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek.

  2. V případě zrušení výběrového řízení v době běhu lhůty pro podání nabídek, oznámí zadavatel zrušení stejným způsobem, jakým toto výběrové řízení zahájil.

 

 

Článek 24

Předběžné schválení veřejné zakázky

 

  1. Pověřená osoba zadavatele vždy schvaluje před zahájením zadávacího řízení nebo výběrového řízení „Předběžné schválení veřejné zakázky“ (dále jen „předběžné schválení“). Základní náležitosti předběžného schválení jsou stanoveny v příloze č. 1 tohoto opatření.

  2. Bez předběžného schválení není zadávající útvar oprávněn zahájit zadávací řízení na podlimitní nebo nadlimitní veřejnou zakázku nebo výběrové řízení na zadání Zakázky III. kategorie.

  3. Pověřená osoba zadavatele je vždy oprávněn vyhradit si schválení kteréhokoli úkonu v rámci zadávacího řízení či výběrového řízení, případně si vyhradit rozhodování o všech úkonech v dané zakázce.

  4. U zadávání veřejných zakázek malého rozsahu I. a II. kategorie, které budou zadavatelem zadávány postupem dle tohoto opatření, musí si zadávající útvar před zahájením výběrového řízení vyžádat písemný souhlas příkazce operace a správce rozpočtu. I v tomto případě je možné pro získání uvedeného písemného souhlasu použít předběžné schválení.

 

 

 

Článek 25

Kompletace a archivace dokumentace o veřejné zakázce

 

  1. Dokumentací z veřejné zakázky malého rozsahu se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě a výstupy z ústní komunikace, jejichž pořízení v průběhu výběrového řízení, popř. po jeho ukončení, zejména následující základní dokumenty:

     

    • Zadávací podmínky vymezující předmět veřejné zakázky, vč. dokladů prokazujících jejich odeslání či uveřejnění;

    • Úplné znění originálů všech nabídek všech účastníků výběrového řízení, včetně případného objasnění či doplnění;

    • Protokol o otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek;

    • Smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem, včetně jejích případných dodatků;

    • Oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaná všem účastníkům, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek, jejichž nabídka nebyla vyřazena, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání;

    • Oznámení o vyřazení nabídky, včetně dokladu prokazujícího její odeslání/uveřejnění, pokud byla nějaká nabídka vyřazena;

    • Vysvětlení zadávacích podmínek včetně dokladů prokazujících jejich odeslání/uveřejnění, pokud byly nějaké požadovány;

    • Jmenování hodnotící komise, včetně prohlášení o vyloučení střetu zájmu.

     

  2. Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o výběrovém řízení a záznamy o úkonech učiněných elektronicky analogicky dle § 216 zákona po dobu 10 let ukončení výběrového řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku.

  3. V případě Zakázky I. kategorie a zároveň pokud případná dotace poskytovaná na takovou veřejnou zakázku není vyšší než 50 %, je zadavatel povinen uchovávat účetní doklady. Zadavatel je dále povinen uchovávat písemnou poptávku plnění, písemnou objednávku plnění, písemnou nabídku a písemnou smlouvu, pokud jsou tyto dokumenty při realizaci veřejné zakázky vyhotovovány. Doba, po kterou musí zadavatel veškeré tyto originální dokumenty související s realizací veřejné zakázky uchovávat, je stanovena po dobu 10 let od uzavření smlouvy nebo od finančního ukončení projektu.

 

 

Článek 26

Uveřejňování smluv

 

  1. Všechny smlouvy uzavírané na základě výběrového řízení na veřejnou zakázku s hodnotou plnění více než 50.000,- Kč bez DPH je zadavatel povinen uveřejnit v registru smluv podle zákona o registru smluv a v souladu s Opatřením rektora č. 18/2016.

  2. Smlouvy uzavírané na základě výběrového řízení na Zakázku III. kategorie, jejichž cena přesáhne 500.000,- Kč bez DPH, musí zadavatel zveřejnit do 15 dnů od jejich uzavření také na profilu zadavatele, pokud nebyla v tomto přesném znění zveřejněna již v registru smluv.

 

 

Článek 27

Závěrečná ustanovení

 

  1. Tímto opatřením se zrušuje opatření děkana č. 13/ 2016 Postup pro zadávání veřejných zakázek na FSV UK.

  2. Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. února 2017.

  3. Nedílnou součástí tohoto opatření děkana jsou její následující přílohy:

 

    

 

Příloha č. 1- Předběžné schválení veřejné zakázky.

Příloha č. 2- Vzorový záznam z průzkumu trhu

 

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

                                                                              děkan fakulty

 

Za správnost:

Mgr. Tomáš Gec

tajemník fakulty