Opatření děkana č. 13/2016

Univerzita Karlova v Praze, Fakulta sociálních věd

Opatření děkana č. 13/2016

Název:

Postup pro zadávání veřejných zakázek na FSV UK

Účinnost:

15. 3. 2016

V Praze dne 7. března 2016                                                              

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

                                                                                                             děkan fakulty

________________________________________________________________________________________________________________________

Postup pro zadávání veřejných zakázek na FSV UK se řídí:

• zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v platném znění (dále jen „zákon“),
• opatřením děkana č. 33/2014 – Směrnice pro oběh účetních dokladů na FSV UK,
• pokynem děkana č. 1/2001 – Oprávnění vybraných pracovníků fakulty k nakládání se svěřenými finančními prostředky a dodatkem č. 1 k tomuto pokynu z 25. 4.2005,
• zákonem č. 89/2012 Sb., nový občanský zákoník v platném znění

1. Předmět úpravy

   Toto opatření upravuje zadávání veřejných zakázek podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a to zakázek malého rozsahu podle § 12 odst. 3 zákona. Zakázky podlimitní a nadlimitní jsou zadávány vždy v souladu s platným zněním zákona.

    

   Zadávání veřejných zakázek v běžném kalendářním roce vyplývá z dlouhodobého záměru fakulty, schváleného rozpočtu včetně kapitálového, a dále ze schválených grantových projektů.

    

   Dále toto opatření upravuje některé obecně platné povinnosti v organizaci veřejného zadavatele (dále také jen „zadavatel“) vztahující se ke všem zakázkám zadávaným v rámci organizace, tzn., zakázkám malého rozsahu, podlimitním i nadlimitním zakázkám.

    

   Zadavatelem veřejné zakázky je Univerzita Karlova v Praze, Fakulta sociálních věd, zastoupená děkanem fakulty.

    

   Zadávání veřejných zakázek řídí a koordinuje tajemník fakulty, administrativním a organizačním zajištěním zadávání veřejných zakázek je pověřeno ekonomické oddělení. Ředitelé institutů, vedoucí dalších součástí, řešitelé grantových projektů (pracovníci oprávnění děkanem fakulty k nakládání se svěřenými finančními prostředky) a vedoucí součástí děkanátu jsou povinni poskytnout potřebnou součinnost při zadávaní veřejných zakázek.

2. Veřejná zakázka

   Veřejné zakázky se dělí podle předmětu plnění:

    

   1. veřejné zakázky na dodávky,

   2. veřejné zakázky na služby,

   3. veřejné zakázky na stavební práce.

    

   Veřejnou zakázkou není práce vykonávaná na základě pracovní smlouvy, pracovního poměru, autorské smlouvy nebo obdobné smlouvy.

3. Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky

    

   1. Předpokládaná hodnota zakázky na dodávky a služby se stanoví jako:

      § předpokládaná cena jednorázové dodávky nebo služby, která tvoří celkový peněžitý závazek zadavatele stanovený ve smlouvě, má-li být smlouva uzavřena na dobu určitou,

      § předpokládaná cena celkového peněžitého závazku zadavatele za 48 měsíců, má-li být smlouva uzavřena na dobu neurčitou nebo na dobu, jejíž trvání nelze přesně vymezit, stanovená buď na základě průzkumu trhu ve stejném čase, místě a kvalitě a v rozsahu stejného nebo podobného předmětu plnění nebo stanovená na základě skutečné ceny uhrazené zadavatelem během předcházejících 12 měsíců, upravená o změny, které lze očekávat během následujících 12 měsíců v případě opakujících se nebo trvajících dodávek a služeb,

      § součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek, které mají být pořízeny během následujících 12 měsíců v případě opakujících se nebo trvajících dodávek nebo služeb dodávaných formou rámcové smlouvy uzavřené na jeden rok.

   2. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky na stavební práce se stanoví buď na základě rozpočtové ceny z příslušné projektové dokumentace stavebního díla nebo na základě průzkumu trhu provedeného zadavatelem nebo jím pověřenou osobou se vzděláním či praxí v daném oboru; průzkum trhu bude vždy vycházet z údajů a informací o stavebních zakázkách obdobného charakteru s použitím jednotkových cen uvedených v projektových podkladech referenční stavby.

   3. Zakázka na dodávky, služby a stavební práce nesmí být účelově dělena tak, aby hodnota takto rozdělených zakázek byla nižší než limity stanovené tímto opatřením.

   4. Předpokládané hodnota se vždy stanoví vždy jako cena bez daně z přidané hodnoty.

   5. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky pořizuje opakovaně podle svých potřeb.

    

4. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

    

   1. Veřejná zakázka malého rozsahu, jejíž předpokládaná hodnota nepřesahuje částku 99.999,99 Kč Kč bez DPH; u veřejných zakázek na dodávky a služby a do 199.999,99 Kč bez DPH u veřejných zakázek na stavební práce:

      Postupuje-li zadavatel, resp. pověřená osoba zadavatele v souladu s principy transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace a současně respektuje ceny v místě a čase obvyklé, nemusí u zakázek, ve kterých předpokládaná hodnota plnění nepřesahuje částky 99.999,99 Kč bez DPH u veřejných zakázek na dodávky a služby a do 199.999,99 Kč bez DPH u veřejných zakázek na stavební práce, provádět výběrové řízení.

      Dodávku zboží, nákup služeb nebo nákup stavebních prací v hodnotě nepřesahující stanovený limit není třeba dokládat písemnou smlouvou, postačí, aby byl uskutečněný výdaj doložen účetními doklady, resp. účetními záznamy podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Z účetního dokladu musí být zřejmý zejména předmět zakázky, množství dodaného plnění a cena plnění.

       

      Postup pro dodávky a služby a stavební práce do výše uvedených limitů:

       

      1. pověřená osoba zadavatele objedná na návrh pracovníka oprávněného k nakládání se svěřenými finančními prostředky písemnou formou plnění předmětu zakázky u jednohododavatele;

      2. pracovník oprávněný k nakládání se svěřenými finančními prostředky je povinen při výběru dodavatelské firmy dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Na vyžádání zadavatele je dále povinen doložit způsob výběru dodavatele veřejné zakázky;

      3. objednávka musí obsahovat minimálně:

          

         • identifikační údaje zadavatele

         • specifikaci předmětu veřejné zakázky včetně vymezení technických a jiných podmínek a kvantifikace (množství, druhu, popisu činností, apod.)

         • termíny plnění

         • místo plnění

         • požadavky na nabídkovou cenu, platební a obchodní podmínky a fakturaci včetně požadavku na uvedení čísla oprávnění k podnikání v

         • podmínky, při jejichž splnění je možné překročit výši nabídkové ceny

         • další podmínky (dle potřeby)

          

      4. zadavatel může objednávku před započetím plnění zrušit;

      5. komunikace mezi zadavatelem a vyzvanými dodavateli probíhá písemně elektronicky, poštou, faxem, resp. osobním převzetím. Doklady o komunikaci jsou uchovávány u spisu zadávacího řízení (veřejné zakázky);

      6. současně není vyloučen postup v zadání zakázky formou výzvy 3 resp. 5 uchazečům o veřejnou zakázku. Zadavatel si dále může v odůvodněných případech vyžádat zajištění smluvního vztahu formou smlouvy o dílo včetně doložení kvalifikačních předpokladů u vybraného dodavatele.

       

   2. Veřejná zakázka malého rozsahu, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo přesahuje částku 100.000,- Kč bez DPH a nedosahuje částky 399.999,99,- Kč bez DPHna dodávky a služby a do 1.999.999,99 Kč bez DPH u veřejných zakázek na stavební práce

       

      1. pověřená osoba zadavatele vyzve na základě návrhu pracovníka oprávněného k nakládání se svěřenými finančními prostředky písemnou formou min. 3 vhodné dodavatele předmětu plnění veřejné zakázky. Zadavatel realizuje veřejnou zakázku malého rozsahu v uzavřené výzvě a nebo v otevřené výzvě.

      2. zadavatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není–li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či jinými zvláštními okolnostmi (v případě opakovaného vyzývání takových zájemců je nutné k dokumentaci o zadání přiložit písemné zdůvodnění),

      3. zadavatel může vyzvat 1 dodavatele, je-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky, např. v případě, že se jedná o jediného a výhradního dodavatele předmětu veřejné zakázky v České republice. K dokumentaci o zadání zakázky musí být potom přiloženo písemné zdůvodnění resp. potvrzení této skutečnosti,

      4. minimální lhůta pro podání nabídek je 10 dní ode dne odeslání výzvy; výzva musí být odeslána prokazatelným způsobem (elektronicky – datovou schránkou nebo doporučenou korespondencí),

      5. k hodnocení nabídek stanoví zadavatel minimálně tříčlennou komisi, kterou pověří rovněž otevíráním obálek s nabídkami a posouzením splnění kvalifikace,

      6. zadavatel, na základě stanoviska hodnotící komise rozhodne o přidělení veřejné zakázky malého rozsahu vybranému uchazeči a oznámení o svém rozhodnutí zašle všem uchazečům, kteří řádně podali nabídku,

      7. s vybraným uchazečem zadavatel uzavře smlouvu,

      8. zadavatel může zadávací řízení kdykoliv zrušit, a to i bez udání důvodů; v případě zrušení zadávacího řízení oznámí tuto skutečnost zadavatel všem vyzvaným dodavatelům a zároveň všem dodavatelům, o kterých je mu známo, že projevili zájem o účast ve veřejné zakázce,

      9. komunikace mezi zadavatelem a dodavateli probíhá písemně elektronicky, poštou, faxem, resp. osobním převzetím; doklady o komunikaci budou uchovávány u spisu zadávacího řízení (veřejné zakázky).

       

   3. Veřejná zakázka malého rozsahu, jejíž předpokládaná hodnota u veřejné zakázky na dodávky a služby je rovna nebo vyšší částky 400.000,- Kč bez DPH a nedosahuje částky 1.999.999,99 Kč bez DPH, u veřejné zakázky na stavební práce je rovna nebo vyšší částky 2.000.000,- Kč bez DPH a nedosahuje 5.999.999,99 Kč bez DPH

       

      1. pověřená osoba zadavatele vyzve na základě návrhu pracovníka oprávněného k nakládání se svěřenými finančními prostředky písemnou formou min. 5 vhodných dodavatelů předmětu plnění veřejné zakázky. Zadavatel realizuje veřejnou zakázku malého rozsahu v uzavřené výzvě a nebo v otevřené výzvě.

      2. zadavatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není–li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či jinými zvláštními okolnostmi (v případě opakovaného vyzývání takových zájemců je nutné k dokumentaci o zadání přiložit písemné zdůvodnění),

      3. zadavatel může vyzvat 1 dodavatele o veřejnou zakázku, je-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky, např. v případě, že se jedná o jediného a výhradního dodavatele předmětu veřejné zakázky v České republice (k dokumentaci o zadání zakázky musí být potom přiloženo písemné zdůvodnění resp. potvrzení této skutečnosti),

      4. u zakázek s předpokládanou hodnotou 1 000 000 Kč a vyšší stanoví zadavatel požadavky na prokázání kvalifikace minimálně v rozsahu požadavků uvedených v §53 a §54 zákona, údaje podle § 53 zákona lze prokázat formou čestného prohlášení.

      5. minimální lhůta pro podání nabídek je 10 dní ode dne odeslání výzvy; výzva musí být odeslána prokazatelným způsobem (elektronicky – datovou schránkou nebo doporučenou korespondencí),

      6. k hodnocení nabídek stanoví zadavatel minimálně pětičlennou komisi, kterou pověří rovněž otevíráním obálek s nabídkami a posouzením splnění kvalifikace,

      7. zadavatel, na základě stanoviska hodnotící komise rozhodne o přidělení veřejné zakázky malého rozsahu vybranému uchazeči a oznámení o svém rozhodnutí zašle všem uchazečům, kteří řádně podali nabídku,

      8. s vybraným uchazečem zadavatel uzavře smlouvu,

      9. zadavatel může zadávací řízení kdykoliv zrušit, a to i bez udání důvodů; v případě zrušení zadávacího řízení oznámí tuto skutečnost zadavatel všem vyzvaným dodavatelům a zároveň všem dodavatelům, o kterých je mu známo, že projevili zájem o účast ve veřejné zakázce.

      10. komunikace mezi zadavatelem a vyzvanými dodavateli probíhá písemně elektronicky, poštou, faxem, resp. osobním převzetím; doklady o komunikaci jsou uchovávány u spisu zadávacího řízení (veřejné zakázky),

      11. zadavatel zveřejňuje na svém profilu zadavatele celé znění smlouvy do 15 dnů od jejího uzavření, v případě dodatků, uveřejňuje ve stejné lhůtě také všechny dodatky smlouvy,

      12. zadavatel uveřejňuje na svém profilu zadavatele do 90 dnů po ukončení plnění skutečně uhrazenou cenu – formou zveřejnění vystavené faktury; u smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní zadavatel nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu uhrazenou za plnění veřejné zakázky v předchozím kalendářním roce; to nezbavuje zadavatele povinnosti, aby po úplném splnění celé této smlouvy opět uveřejnil výši skutečně uhrazené ceny za celou dobu trvání smlouvy;

          zadavatel zveřejňuje seznam subdodavatelů podílejících se na plnění zakázky v rozsahu větším než 10 % z celkové ceny veřejné zakázky, nebo z části ceny veřejné zakázky uhrazené zadavatelem v jednom kalendářním roce, pokud doba plnění veřejné zakázky přesahuje 1 rok; zadavatel uvedené informace uveřejňuje na svém profilu zadavatele do 90 dnů po ukončení plnění; u smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku.

       

    

5. Jiné formy zadání veřejné zakázky:

   V případě jiného způsobu (jiné formy) zadání veřejné zakázky (např. jednací řízení bez uveřejnění, jednací řízení s uveřejněním, soutěž o návrh, dynamický nákupní systém, soutěžní dialog, elektronická burza apod.) bude postupováno podle příslušných ustanovení zákona č. 137/2006, o veřejných zakázkách.

6. Uveřejňování zadávacího řízení

   Zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení (formou Zápisu) u zakázek malého rozsahu nad 100.000 Kč bez DPH je zadavatel povinen zveřejnit, kromě zákonných povinností vztahujících se ke zveřejňování dokumentů z průběhu zadávacího řízení a po jeho ukončení, na profilu zadavatele: https://zakazky.cuni.cz/profile_displey_17.html:

    

   1. zadavatel zveřejňuje na svém profilu zadavatele celé znění smlouvy do 15 dnů od jejího uzavření, v případě dodatků, uveřejňuje ve stejné lhůtě také všechny dodatky smlouvy. Tato povinnost se vztahuje na všechny smlouvy na veřejné zakázky, jejichž cena je nejméně 500.000,- Kč bez DPH, pokud ZVZ nestanoví výjimku z povinností uveřejňování

   2. zadavatel uveřejňuje na svém profilu zadavatele do 90 dnů po ukončení plnění skutečně uhrazenou cenu – formou zveřejnění vystavené faktury; u smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní zadavatel nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu uhrazenou za plnění veřejné zakázky v předchozím kalendářním roce; to nezbavuje zadavatele povinnosti, aby po úplném splnění celé této smlouvy opět uveřejnil výši skutečně uhrazené ceny za celou dobu trvání smlouvy; (tato povinnost se nevztahuje na veřejné zakázky malého rozsahu, pokud ZVZ nestanoví výjimku z povinností uveřejňování)

   3. zadavatel zveřejňuje seznam subdodavatelů podílejících se na plnění zakázky v rozsahu větším než 10 % z celkové ceny veřejné zakázky, nebo z části ceny veřejné zakázky uhrazené zadavatelem v jednom kalendářním roce, pokud doba plnění veřejné zakázky přesahuje 1 rok; zadavatel uvedené informace uveřejňuje na svém profilu zadavatele do 90 dnů po ukončení plnění; u smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku; ; (tato povinnost se nevztahuje na veřejné zakázky malého rozsahu, pokud ZVZ nestanoví výjimku z povinností uveřejňování)

    

7. Veřejné zakázky spolufinancované z rozpočtu Evropské unie

    

   1. při zadávání veřejných zakázek u projektů spolufinancovaných nebo s předpokládaným spolufinancováním z rozpočtu Evropské unie nebo z obdobných cizích prostředků postupuje zadavatel rovněž podle stanovených pravidel Evropské unie či podle jiných obdobných pravidel,

   2. v případě rozporu tohoto opatření se stanovenými pravidly Evropské unie či jinými obdobnými pravidly (zejména s pravidly operačních programů) je zadavatel povinen se řídit přísnější úpravou.

    

8. Archivace dokumentace o veřejné zakázce

   Veškerou dokumentaci o veřejné zakázce včetně záznamů o elektronických úkonech podle § 149 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách je nutné uchovávat po dobu 5 let od uzavření smlouvy. U veřejných zakázek, jejichž financování je zajištěno z fondů EU (i v případě částečného financování), je nutné dokumentaci uchovávat po dobu nejméně 10 let nebo dobu stanovenou příslušným řídícím orgánem každé jednotlivé dotace.

9. Závěrečná ustanovení

   Výjimku z výše uvedeného postupu zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na fakultě schvaluje děkan fakulty na základě písemné žádosti s odůvodněním.

Toto opatření nabývá účinnosti dnem vydání a ruší opatření č. 22/2014.

                                                                                                              PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

                                                                              děkan fakulty

Za správnost:

PhDr. Natálie Švarcová

proděkanka pro ekonomiku