Opatření děkana 1/2018

Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

 

Opatření děkana č. 1/2018

 

Název:

Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem

 

Účinnost:

1. 1. 2018

 

V Praze dne 27. 12. 2017

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

děkan fakulty

 

Toto opatření stanoví pravidla pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem na Fakultě sociálních věd Univerzity Karlovy.

Majetek fakulty musí být předepsaným způsobem zjištěn, sepsán, oceněn a veden v evidenci.

Hmotný a nehmotný majetek musí být řádně udržován a podle potřeby opravován, řádně využíván k plnění úkolů a chráněn.

Při správě majetku  je nutné se řídit zejména těmito předpisy:

  • Zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví
  • Zákonem č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů
  • Zákonem č. 137/2016 Sb. o vysokých školách
  • Vyhláškou č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákon  č. 563/1991 Sb. o účetnictví
  • Pravidly pro správu majetku Univerzity Karlovy
  • Opatřením pro oběh účetních dokladů na Fakultě sociálních věd.

I. Vymezení pojmů

 

1.       Majetkem pro účely tohoto pokynu se rozumí:

a.       dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (dále jen DHM a DNM)

b.       drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (dále jen DDHM a DDNM)

2.       Dlouhodobý majetek se rozděluje:

a)      DHM  - dlouhodobý hmotný majetek jsou samostatné movité věci a soubory movitých věcí, jejichž pořizovací cena je vyšší než 40 000,- Kč vč. DPH a životnost je delší než jeden rok. Bez ohledu na pořizovací cenu jsou DHM stavby, pozemky, umělecká díla, sbírky, movité kulturní památky a předměty kulturní hodnoty. Bez ohledu na dobu použitelnosti jsou DHM budovy a stavby.

b)     DNM  - dlouhodobý nehmotný majetek, jehož pořizovací cena je vyšší než 60 000,- Kč  vč. DPH a doba použitelnosti je delší než jeden rok. DHM se pro účely tohoto opatření rozumí zejména software.

3.       Drobný dlouhodobý majetek se rozděluje:

a)      DDHM - drobný dlouhodobý hmotný majetek jsou movité věci nebo soubory movitých věcí se samostatným určením, jejichž doba životnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je 3.000,- Kč vč. DPH a vyšší a současně nepřesáhne částku 40.000,- Kč vč. DPH.

b)     DDNM - drobný dlouhodobý nehmotný majetek je zejména software, ocenitelná práva, jejichž doba životnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je 7.000,- Kč vč. DPH a vyšší a současně nepřesáhne částku 60.000,- Kč vč. DPH.

Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek je při pořízení nákladem a je dle platných postupů účtování účtován přímo do spotřeby. V účetnictví se vede v podrozvahové evidenci.

4.       Inventární předmět – analytická evidence majetku je vedena a inventarizace majetku je prováděna podle jednotlivých inventárních předmětů. Inventárním předmětem jsou budovy, ucelená zařízení s příslušným vybavením a příslušenstvím nebo jednotlivý předmět k plnění daného úkolu.

Pro řádnou evidenci a inventarizaci je nutné, aby veškeré předměty, které jsou předmětem inventarizace, byly řádně označeny a vedeny na inventární kartě.

5.       Inventární číslo je označení každého inventárního předmětu. Je nutno je provést vhodným a trvalým způsobem, je určeno jen pro jediný předmět, neopakuje se.  Inventární číslo přiděluje účetní majetku fakulty ihned po obdržení příslušného dokladu o nabytí majetku.

 

II. Evidence majetku

 

  1. Evidence majetku se rozumí veškeré záznamy, týkající se pořízení, převzetí, předání, přemístění, odepisování a vyřazení majetku.
  2. Evidenci  majetku na fakultě zajišťuje  účetní majetku. Řádná evidence plní úlohu ochrany majetku a poskytuje ucelené informace k jeho maximálnímu využití.
  3. Vedoucí provozně-technického oddělení fakulty předává jednotlivým pracovištím podklady pro evidenci nově pořízeného majetku, podklady k inventurám a spolupracuje s určenými  pracovníky na jednotlivých pracovištích.
  4. Určený pracovník jednotlivých pracovišť předává vedoucímu provozně technického oddělení doklady o změně umístění majetku, podklady k vyřazení nebo informaci o nadbytečnosti majetku, podílí se na inventarizaci majetku.
  5. Evidence majetku je na fakultě zpracovávána v elektronické podobě.

 

III. Odepisování majetku

  1. Odpisy majetku jsou dvojí a to odpisy účetní a daňové.
  2. Účetními odpisy je vyjádřené opotřebení majetku. Majetek se odpisuje podle odpisového plánu ze vstupní ceny účetní a to od měsíce následujícího po měsíci, kdy byl majetek uveden do užívání. Pro stanovení výše odpisů se používá rovnoměrný způsob odepisování.
  3. Daňové odpisy se řídí ustanoveními zákona č. 586/1992 sb. v platném znění a jsou vypočítávány ze vstupní ceny daňové jednorázově a slouží jako podklad ke zjištění  základu daně z příjmů. Majetek je zařazen do odpisových skupin, které určují dobu odepisování.
  4. Odpisy účetní i daňové a odpisový plán zpracovává ekonomické oddělení ve spolupráci s vedoucím provozně-technického oddělení.

 

 

IV. Náležitosti prvotního dokladu o evidenci

1. Dokladem o evidenci každého inventárního předmětu je inventární karta.

2. Inventární karta DHM a DNM musí obsahovat:

  • inventární číslo
  • název předmětu
  • výrobní číslo
  • odpisovou skupinu
  • odpisový plán
  • vstupní cenu účetní
  • vstupní cenu daňovou
  • datum uvedení do užívání
  • umístění
  • odpovědnou osobu, pokud uživatelem je konkrétní osoba
  • odvolávku identifikující prvotní doklad o pořízení (faktura, smlouva apod.)

3. Inventární karta  DDHM a DDNM musí obsahovat:

  • inventární číslo
  • název předmětu
  • pořizovací cenu
  • datum uvedení do užívání
  • umístění
  • odpovědnou osobu, pokud uživatelem je konkrétní osoba
  • odvolávku identifikující prvotní doklad o pořízení.

 

V. Převody majetku uvnitř fakulty

  1. Zaměstnanci jsou povinni informovat vedoucího provozně technického oddělení o převodu majetku mezi jednotlivými kancelářemi nebo pracovišti prostřednictvím převodky. Vzor formuláře Převodky majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
  2. Převodku vystaví pracovník předávajícího pracoviště ve trojím vyhotovení, zajistí podpis předávající  a přejímající osoby. Převodky obdrží pracovník předávajícího a přejímajícího pracoviště a vedoucí provozně-technického oddělení, který převod zaznamená v evidenci majetku.

 

VI. Přebytečný a neupotřebitelný majetek

  1. Přebytečným majetkem je majetek, který fakulta nepotřebuje k plnění svých úkolů. Přebytečným majetkem však není majetek, který lze využít tak, že bude svěřen jiné fakultě nebo další součásti univerzity. Přebytečný majetek může být nabídnut k odkoupení jiné osobě, popřípadě darován na veřejně prospěšné účely.
  2. Neupotřebitelný majetek jsou věci opotřebené, poškozené nebo zastaralé tak, že nemohou sloužit původnímu nebo potřebnému účelu. Mohou jím být i věci, které lze použít jen za cenu značných ztrát zapříčiněných jeho provozními vlastnostmi. Neupotřebitelný majetek může být nabídnut k odkoupení jiné osobě nebo s ním bude naloženo jako s odpadem.
  3. O tom, že určitý majetek je přebytečný nebo neupotřebitelný, rozhodne v rámci své kompetence děkan, popřípadě v rozsahu stanoveném tímto opatřením děkana tajemník fakulty po případném komisionálním posouzení věci, a to u movitého majetku, jehož pořizovací cena nepřesahuje částku 5 000 000 Kč. Rozhodnutí musí mít písemnou formu. Ve stanovených případech je zapotřebí vyjádření a souhlasu příslušných orgánů. Před rozhodnutím o přebytečnosti majetku je nutné ověřit případný zájem ostatních fakult a dalších součástí univerzity o využití tohoto majetku; tento zájem lze ověřovat i prostřednictvím elektronické pošty kvestorovi, tajemníkům fakult a ředitelům dalších součástí. Ověření tohoto zájmu provede vedoucí provozně-technického oddělení ve spolupráci s tajemníkem fakulty na příslušném formuláři. 
  4. Ustanovení odstavce 3 se nevztahuje na věci určené k jednorázové spotřebě nebo na majetek s pořizovací cenou menší než 10 000 Kč.
  5. Návrh na vyřazení konkrétního neupotřebitelného majetku dává pracovník, který jej má ve svém užívání a odsouhlasuje či zamítá vedoucí pracoviště nebo ředitel institutu. V případě výpočetní techniky a  zařízení návrh odsouhlasuje nebo zamítá i pracovník z IT oddělení. Takto zpracovaný návrh na vyřazení je předán vedoucímu provozně-technického oddělení. Vzor formuláře Návrh na vyřazení majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
  6. Odcizení, ztrátu nebo poškození majetku je třeba řešit nahlášením vedoucímu provozně technického oddělení, přičemž odcizení musí být vždy nahlášeno Policii ČR. Rozhodnutí o stanovení náhrady škody a pokyn k vyřazení majetku předkládá náhradová komise.
  7. Vedoucí provozně-technického oddělení ve spolupráci s inventarizační a likvidační komisí posoudí návrh pracoviště na vyřazení majetku a navrhne k odsouhlasení tajemníkovi fakulty další postup.
  8. Majetek určený k likvidaci bude protokolárně předán vybrané likvidační firmě, která zajistí ekologickou likvidaci odpadu.
  9. Přebytečný a neupotřebitelný majetek může být prodán konkrétní právnické nebo fyzické osobě (může jít i o zaměstnance fakulty) po ověření případného zájmu ostatních fakult a dalších součástí univerzity o využití tohoto majetku u majetku s pořizovací cenou vyšší než 10 000 Kč. Žádost na odprodej majetku odsouhlasuje či zamítá vedoucí pracoviště nebo ředitel institutu. V případě výpočetní techniky a zařízení návrh odsouhlasuje nebo zamítá i pracovník z IT oddělení.
  10. Takto zpracovaná žádost na odprodej majetku je předána vedoucímu provozně-technického oddělení. Vzor formuláře Žádost na odprodej majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
  11. Stanovení prodejní ceny vychází z délky požití a rozhodným datem je datum zařazení do majetku FSV UK a cena je určena – viz příloha č. 1.
  12. Schválení konečného návrhu inventarizační a likvidační komise na vyřazení majetku, popř. schválení konečné prodejní ceny a konkrétního kupce je v kompetenci tajemníka fakulty.
  13. Prodej přebytečného nebo neupotřebitelného majetku právnické nebo fyzické osobě do výše 5.000,- Kč může odsouhlasit tajemník fakulty bez projednání inventarizační a likvidační komise.

VII. Svěření majetku zaměstnancům a studentům

  1. Majetek fakulty může být svěřen zaměstnanci fakulty k plnění pracovních úkolů mimo pracoviště na základě písemné žádosti děkanovi fakulty. Žádost musí být doporučena ředitelem institutu, případně vedoucím oddělení. Po schválení žádosti bude zaměstnanec vyzván k podpisu dokumentu „Potvrzení o převzetí předmětu“, který vyplňuje vedoucí provozně technického oddělení. Vzor formuláře Žádost o svěření majetku je umístěn na webových stránkách fakulty.
  2. Majetek fakulty může být svěřen studentovi fakulty k plnění úkolů v rámci výzkumného projektu nebo studia. Postup pro souhlas k svěření majetku a podepsání dokumentu je totožný jako v předcházejícím odstavci. Kopie Potvrzení o převzetí předmětu se zakládá do spisu studenta.
  3. Majetek je zaměstnanec povinen vrátit nejpozději při ukončení pracovního poměru, pokud nebude fakultou požádán o jeho dřívější vrácení. Vrácení majetku musí být potvrzeno na Výstupním listu zaměstnance.
  4. Majetek je student povinen vrátit před ukončením studia, pokud nebude fakultou požádán o jeho dřívější vrácení. Svěřený majetek student předává tajemníkovi institutu, který tuto skutečnost potvrdí e-mailem vedoucímu provozně technického oddělení, který provede odpovídající záznam v evidenci majetku.
  5. Majetkem fakulty se rozumí i majetek pořízený z prostředků získaných v rámci vědeckovýzkumných projektů.
  6. Ředitelé institutů a vedoucí oddělení plně odpovídají za dodržování tohoto postupu ve vztahu k zaměstnancům.
  7. Studijní oddělení při předložení žádosti studenta k ukončení studia, ověří u vedoucího provozního technického oddělení, zda má student řádně vypořádány závazky ke svěřenému majetku.
  8. V případě studentů jsou odpovědni za dodržování tohoto postupu vedoucí studijního oddělení a vedoucí  provozně technického oddělení.

 

VIII. Inventarizace

  1. Inventarizace majetku se dle § 29 a 30 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění, vyhl. č. 504/2002, kterou se provádějí některá  ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. a Opatření kvestora o provádění inventarizace majetku, provádí jedenkrát ročně. Konkrétní termíny a další podmínky stanoví každoročně opatření děkana fakulty. Pro potřeby inventarizace určuje děkan fakulty členy ústřední inventarizační komise a dílčích inventarizačních komisí.
  2. Podklady pro inventarizaci připravuje a předává jednotlivým pracovištím vedoucí provozně-technického oddělení.
  3. Výsledky inventarizace zpracovává ústřední inventarizační komise ve spolupráci s vedoucím provozně-technického oddělení.

 

IX. Závěrečná ustanovení

Za dodržování tohoto pokynu odpovídají vedoucí jednotlivých pracovišť, řešitelé výzkumných projektů, tajemník fakulty, vedoucí ekonomického oddělení a  vedoucí provozně-technického oddělení.

Toto opatření ruší Opatření č. 29/2016 – Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem s výjimkou tabulky v článku VI, odstavci 11 o stanovení prodejní ceny MHM a MNM vedeného v evidenci majetku fakulty do 31. 12. 2017 (tabulka), která je zveřejněna v příloze č. 1 tohoto opatření.

 

Přílohy:             

1.Stanovení prodejní ceny nepotřebného majetku

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

                                                                                                                       děkan fakulty

 

Zpracovala: Tereza Strnadová

účetní (majetek)

 

Za správnost: Bc. Hana Pokorná, DiS.

vedoucí ekonomického oddělení